Служебная записка от работника: цели и образец. «В связи с чем» выделяется запятыми или нет? Назначение и виды данного документа

⁰

Служебная записка - это форма внутреннего документооборота, позволяющая наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации.

Как написать служебную записку в электронном виде, расскажем ниже.

Особенности электронного документооборота

Если в организации допускается обмен данными при помощи средств электронной связи, в том числе электронной почты, то отправка служебной записки упрощается. К плюсам такого оборота документов внутри предприятия относится также оперативность рассмотрения обращений.

Как писать служебную записку в электронном виде? Точно так же, как в классическом варианте на бумажном носителе. Существенных различий в документах нет. Образец в таком формате практически ничем не отличается от приведенного ранее примера.

Основная часть вашей служебной записки (то есть непосредственно описание ситуации и вносимые на рассмотрение предложения) остается точно такой же, как и в нашем примере.

Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание.

Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически. Это позволяет значительно сэкономить время, в том числе и на написание служебной записки. Если ваша почта не позволяет идентифицировать отправителя (например, при использовании общего почтового ящика), в конце письма обязательно укажите свое имя и должность.

Важно: при отправке информации по электронной почте не забывайте запрашивать уведомление о прочтении отправленного сообщения (для этого нужно проставить галочку в соответствующем окне). Данное уведомление является доказательством того, что вы действительно отправили служебную записку определенному адресату в определенное время.

О внутренних документах организации многие сотрудники знают только понаслышке — докладные записки путают со служебными и составляют неверно. Это нарушает выполнение основной функции таких документов — официальное общение внутри коллектива, что приводит к невозможности слаженной работы. Вот почему становится актуальным вопрос составления служебной записки, ее отличия и схожесть с остальными бумагами, спецификация написания.

Служебная записка — средство общения между должностными лицами, структурными подразделениями. Иногда определяется как документ о выполнении какого-либо задания/работы, хотя она может иметь и другой характер. Образцы, которые будут рассмотрены в этой статье, как раз и отображают возможное содержание служебной записки.

Официально классификатор управленческих документов не содержит информации о такой бумаге, как служебная записка. Пример, как ее писать, не предоставляется, но это не отменяет того, что подобный документ широко распространен в рабоче-трудовой сфере по ряду причин.

Причины необходимости использования

Служебная записка известна как часто используемый вспомогательный документ. На нее ложится ответственность обеспечить связь между элементами рабочей системы, то есть сотрудниками. Почему же такой документ так популярен? Многие рабочие моменты можно и нужно решить без вмешательства руководящих постов — это доказывает самостоятельность и работоспособность отделов автономно и как системы в целом.

Особенности

Отличие от вышеназванной докладной записки состоит в том, что последняя подразумевает обращение к вышестоящим чинам, а служебная записка, пример которой будет рассмотрен ниже, образует связь на горизонтальном уровне. Это может быть обращение к администратору другого отдела или руководителю иного подразделения. В любом из случаев, пока упоминаемые лица имеют равнозначные должности, можно говорить о служебной записке. Когда возникает неравенство, должна быть составлена докладная записка. Некоторые из примеров, представленных здесь, могут носить неоднозначный характер определения, причины этого будут рассмотрены позже.

Тематика служебных записок

Обычно служебные записки пишутся по вопросам обеспечения: информационного, хозяйственного, материально-технического или организационного. Нередко записка может содержать какую-то просьбу или предложение. У каждого из структурных элементов обычно какая-то из тематик приоритетна и соотносится с областью, в которой работает сам элемент.

Оформление

Оформление служебной записки выполняется так же, как и оформление докладной. Следовательно, меняется лишь содержание. Оформление служебных записок регулируется ГОСТом. Это позволяет поддерживать единство оформления всех управленческих документов.

Пример того, как писать служебную записку:

Информационно-технический отдел (вверху страницы, с левой стороны )

Начальнику службы охраны (вверху, с правой стороны ) Любченко Р. Л.

В пятницу 17. 09. 2015 будет произведена замена материально-технической базы. В связи с этим прошу предоставить доступ следующих работников организации ЧП “АМИР” для выполнения этих работ:

Андеенко Сергей Геннадиевич.
Мишков Лев Георгиевич.

Начальник отдела (с левой стороны ) _роспись_ Антипов Р. Д. (с правой стороны)

Оформление служебной записки предполагает типичный формат листа — А4.

Преимущества

По существу, аналог речевого сообщения, служебная записка имеет ряд преимуществ перед привычным рабочим общением:

сохранение в письменном виде;
официальное документирование;
удобство в случае передачи сложной информации;
возможность передачи одного сообщения сразу нескольким лицам.

Логично вытекающие отсюда последствия:

возможность подтвердить/опровергнуть какое-то утверждение;
четкая постановка задачи и четкое ее выполнение;
своевременность выполнения;
эффективность работы.

Характер

Написание служебной записки может иметь следующий характер:

информационный (сообщение, извещение, инструктаж и т. д.);
инициативный (запрос);
отчетный.

Служебная записка, пример которой был предоставлен выше, носит информационный характер, так как начальник одного отдела извещает другого о предстоящем выполнении работ, кроме того, дает простой инструктаж о том, что тот обязан сделать.

Последние два пункта нередко соседствуют: отчетная записка является ответом на инициативную (запрос).

Структура

Рассмотрим, как правильно написать служебную записку на основе приведенного примера. Итак, этот документ обязан содержать:

реквизит адресата (в данном случае роль этого исполнил начальник охраны);
наименование документа (соответствующая надпись была непосредственно перед текстом);
дата документа;
текст;
реквизит и подпись адресанта (начальник информационного отдела).

Текст, в свою очередь, тоже можно распределить по структуре. Правда, гораздо более условно:

Первая часть определяет основание и мотив написания. Служебная записка, образец которой был представлен выше, объясняет просьбу в первом же предложении.
Вторая часть отображает суть: в примере она идет после слов “в связи. ”.
Третья часть — заключительная. Она может содержать констатацию факта, предложение или просьбу.

Служебная записка, пример которой помогает нам разобраться в правилах оформления, соединяет вторую и третью часть в одну. Разделение становится более заметно в сложных служебных записках. Третья часть обязательно появляется и в ответных документах.

Стилизация

Хотя для этой бумаги позволяется вольный формат, равно как и для всех остальных управленческих бумаг, чтобы знать, как правильно написать служебную записку, необходимо свободно излагать свои мысли в деловом стиле, ведь при составлении любого рода документации используется именно он.

Служебные записки не имеют четкой классификации, но в то же время их можно условно поделить на виды.

Например, бывает служебная записка:

Каждый из видов имеет свою спецификацию написания. Для лучшего понимания того, как написать служебную записку, будут приведены также и примеры.

О повышении

Служебная записка об увеличении заработной платы может понадобиться работникам, считающим, что они получают недостаточное денежное вознаграждение за свой труд. Логично, что прежде всего они обратятся к своему начальнику — напишут докладную записку.

Служебную записку такого типа пишет начальник отдела работника на имя главы управления. Иногда этим занимается также и отдел кадров. Тогда изначально идет речь об общении отдела сотрудника, желающего получать больший оклад, и отдела кадров. Причины увеличения заработной платы (изменение объемов труда, квалификации сотрудника и прочее) обязательно должна содержать служебная записка.

Образец представлен ниже.

Отдел учета материальных средств

Генеральному директору ЧП “Агро Дарина” Анинникову Г. Л.

Об увеличении заработной платы Фурманец Г. В.

Фурманец Галина Викторовна работает в ЧП “Агро Дарина” с 4 марта 2011 года в должности ведущего специалиста отдела учета материальных средств. Она квалифицированный мастер своего дела, показывающий высокую результативность труда, пунктуальна, обязательна и исполнительна. За время работы не получила ни одного дисциплинарного взыскания. В связи с вышеперечисленным прошу Вас увеличить заработную плату Фурманец Галине Викторовне с 23 000 рублей до 25 000 рублей.

Начальник отдела учета материальных средств_подпись_Галкин С. А.

Повышение не означает только увеличение оплаты труда, также может подразумеваться переход на более высокую должность. Служебная записка о повышении в должности пишется также начальником отдела.

Это важное замечание: такая же служебная записка директору, то есть записка от подчиненного начальнику считается докладной.

повышения его квалификации;
получения высшего образования (первого/второго);
стажа и опыта работы;
за выдающиеся заслуги.

Причины должны быть указаны непосредственно в служебной записке. Например, следующей.

Отдел материально-технического обеспечения

Генеральному директору ПП “Нетфликс” Ляшенко С. Ю.

О повышении в должности Белоусовой Ю. О.

Белоусова Юлия Олеговна работает в ПП “Нетфликс” с 7 января 1999 года в должности администратора отдела материально-технического обеспечения. Она квалифицированный специалист своего дела. Сотрудница исполнительна и ответственна, отличается высокой работоспособностью и выдержкой в стрессовых ситуациях. 15 февраля 2001 года получила диплом магистра по специальности “Учет и аудит”. В связи с указанным рекомендую Белоусову Юлию Олеговну к повышению до должности старшего администратора.

Начальник отдела материально-технического обеспечения_подпись_Ельчанинов П. Л.

На приобретение

Под приобретением подразумевается ремонт или замена какого-либо оборудования. Служебная записка на приобретение пишется отделом, который нуждается в обновлении материально-технической базы.

Служебная записка, образец которой представлен ниже, составлялась для приобретения компьютера.

Начальнику отдела IT ООО “Епам” Пенькову Д. М.

О ремонте (замене) компьютера

Уведомляю, что начиная с 6 ноября 2009 года у сотрудницы отдела кадров Машкиной Татьяны Евгеньевны, старшего администратора, на персональном компьютере происходят регулярные сбои.

В связи с вышеуказанной причиной прошу произвести ремонт или замену данного ПК как можно быстрее.

Начальник отдела кадров _подпись_ Чистенко В.Т.

Отпуск

Служебная записка отпуск здесь подразумевает не в смысле выхода на заслуженный отдых, а вызова сотрудника из отпуска, пишется начальником отдела, в котором соответствующий работник числится. В ней указывается причина отзыва. Документ подается начальнику компании/организации, он, в свою очередь, должен написать ответ — согласие или отказ.

Ниже приводится пример такой служебной записки вместе с ответом.

Отделу кадров подготовить необходимые документы__Сергеев 21.03.2014

Генеральному директору ЧП “Аукро” Сергееву В. П.

Учитывая болезнь старшего бухгалтера отдела учета и аудита Морозовой Татьяны Викторовны, вношу предложение вызвать бухгалтера Матвейчук Павлу Сергеевну из отпуска с 22.03.2014 г.

Начальник отдела учета и аудита _подпись_ Маринина Р. А.

Следует учесть, что кроме написания и получения резолюции на служебную записку требуется еще получить согласие самого сотрудника на отзыв из отпуска. Это необходимо также официально задокументировать. Следовательно, служебная записка — лишь первый этап данного процесса.

Оригиналы служебных записок могут понадобиться при проверке организации вышестоящими инстанциями: они дают подробную информацию о внутренней деятельности фирмы, взаимодействии структурных элементов.

Также служебные записки, как официальные документы, могут быть доказательством или опровержением при разбирательстве какого-либо дела.

Подобно прочим вспомогательным документам, служебные записки можно считать неким приложением к внешней документации компании.

Частое использование служебных записок служит критерием для оценки общего настроения фирмы и ее сотрудников для социологов, маркетологов, психологов рабочей организации кадров.

Наполовину деловой, наполовину вольный стиль составления служебных записок четко отображает ситуативные взаимоотношения внутри рабочего коллектива. Особенно интересна документация не между отделами, а между конкретными сотрудниками отделов — она встречается реже и потому более наглядна.

Приказ о производственной необходимости

Под производственной необходимостью принято понимать выполнение срочных работ, необходимых для устранения каких-либо проблем на предприятии, которые препятствуют его нормальной работе. Наиболее часто данное понятие работодатели употребляют в двух случаях: при вызове работника из отпуска и в случае, когда работника необходимо временно перевести на другую работу. Давайте разберемся по порядку.

Вызов работника из отпуска по производственной необходимости

Конкретный перечень случаев, в которых работника можно раньше времени вызвать из ежегодного отпуска, а также причины, по которым это можно сделать, законодательством не определены. В качестве такой причины может быть названа любая производственная необходимость, то есть работодателю крайне требуется присутствие работника на рабочем месте в определенное время.

Определенный перечень ситуаций, в которых в случае производственной необходимости работодатель имеет право раньше положенного времени вызвать работника из отпуска, можно зафиксировать в локальных нормативных актах, к примеру, в правилах трудового распорядка.

Работодателям необходимо помнить: нельзя просто вызвать работника из отпуска и лишить его отдыха. Отзыв работника из отпуска возможен только с его согласия, неважно по какой причине, в том числе и по производственной необходимости (Трудовой кодекс РФ).

Оформить отзыв сотрудника из отпуска можно в следующем порядке:

обосновать причину отзыва из отпуска. Для этого лицо, которое является инициатором вызова работника из отпуска, например, руководитель, может составить служебную записку;
работник должен быть согласен выйти на работу. Лучше, если согласие будет оформлено письменно;
работодатель издает приказ о вызове из отпуска — приказ обязательно должен быть подписан работником.

Унифицированная форма такого приказа о производственной необходимости отзыва из отпуска не утверждена, поэтому приказ следует составить в свободной форме. Затем следует зафиксировать изменения в графике отпусков и отметить факт вызова работника из отпуска в его личной карточке.

По производственной необходимости (Трудовой кодекс, статья 125) нельзя лишить отпуска определенные категории работников. К такому персоналу относятся работники, не являющиеся совершеннолетними (моложе 18 лет), беременные женщины и работники, которые заняты на работах с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда.

Перевод на другую должность в целях производственной необходимости

Часто понятие «производственная необходимость» работодатели употребляют, когда работнику необходимо заменить одного из своих коллег или по какой-либо иной причине работодателю необходимо перевести работника на другую работу. Однако стоит заметить, что при переводе работника на другую работу термин «производственная необходимость» в Трудовом кодексе отсутствует. В 2017 году в этом плане изменений нет.

Работодатель может перевести работника на другую работу, не получая согласия с его стороны. Однако период времени, на который это можно сделать, является весьма коротким — не более одного месяца. Также причины, которыми можно обосновать данный перевод, весьма ограничены:

чрезвычайная ситуация на производстве: пожар, наводнение, землетрясение и др;
простой производства (временное приостановление производства по разным причинам);
необходимость предотвратить уничтожение или порчу имущества, принадлежащего компании либо заменить временно отсутствующего сотрудника, если она вызвана чрезвычайными обстоятельствами.

В последнем случае, то есть, если для предотвращения уничтожения или порчи собственности компании или для того, чтобы заменить работника, который временно отсутствует, требуется перевести сотрудника на работу более низкой квалификации, то несмотря на то, что у вас острая производственная необходимость ТК РФ требует получить письменное подтверждение согласия работника на перевод, а затем издать приказ о временном переводе работника.

Кроме того, есть варианты, при которых работника можно перевести на другую работу на более длинный срок – до 12 месяцев, но также только с его письменного согласия. Если работодатель осуществляет данный перевод для того, чтобы заменить временно отсутствующего работника, перевод можно осуществить на весь период, пока этот работник не выйдет на работу.

Приказ в связи с производственной необходимостью: образец

Об отзыве работника из отпуска

В связи с необходимостью срочного отбытия в командировку для участия в конференции в г. Иркутске (срок командировки – 10 дней; с 12 марта по 22 марта 2017 года)

Отозвать из ежегодного оплачиваемого отпуска начальника отдела маркетинга Олейник Н.В. с 12 марта 2017 года;
Предоставить Олейник Н.В. оставшуюся часть ежегодного отпуска (10 календарных дней) в удобное для работника время в течение текущего календарного года;
Главному бухгалтеру Петровой Р.В. произвести перерасчет отпускных и зачесть переплату в счет заработной платы за март 2017 года;
Начальнику отдела кадров Волниной Д.В. внести необходимые изменения в график отпусков №1 от 15 декабря 2016 года и табель учета рабочего времени за март 2017 года;
Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Волнину Д.В.

Основание: приглашение на XI Международную конференцию «IT в ритейле», уведомление об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска с письменным согласием Олейник Н.В. от 07.03.2017 г.

Генеральный директор Назаров Назаров Д.В.

С приказом ознакомлены:

10.03.2017 Олейник Олейник Н.В.

10.03.2017 Петрова Петрова Р.В.

10.03.2017 Волнина Волнина Д.В.

Образец служебной записки

Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. И раз статья помещена в тему «образцы документов», то вы всегда можете рассчитывать получить образец. Во второй части последует пример оформления служебной записки.

Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но по сути почти то же самое).

Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике. Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма.

В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне.

Начальник отдела Т.Ф. Хлопушко

Служебная записка – пример ответа на запрос

ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела информационных технологий

На № 02-18/304@ от 16.11.2014

О представлении списка работников

для участия в семинаре

Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «АПИ Коммуникатор» по программе «Эффективное использование СПС ГРАНИТ» с представлением ее функциональных возможностей:

1. Скрипка Р.С. – заместитель начальника отдела

2. Подушкин Е.П. – ведущий специалист

3. Струйка К.Н. – старший специалист

Начальник отдела В.Н. Загодайкин

Еще пример оформления служебной записки

ОТДЕЛ ПРОДАЖ Начальнику отдела информатизации

О проверке работоспособности ПК

С 05.12.2014 в закрепленном за специалистом отдела Сихарулидзе А.Г. персональном компьютере регулярно происходят сбои при его включении. Просим Вас провести диагностику указанного компьютера на предмет устранения неисправностей.

Начальник отдела А.Н. Попугай

Надеюсь, что приведенные образцы служебных записок окажутся полезными для применения в работе.

Здравствуйте, подскажите, как правильно оформить служебную записку на имя директора, что такой-то никогда не работал в нашей организации. Спасибо

Здравствуйте! Можно написать: «По данным ведомственного архива и кадровой службы Петров Александр Иванович никогда не работал в нашей организации».

Здравствуйте, какой текст правильный написать в служебной записке, что не выгодно возить сырье от одного поставщика в меньшей таре? Спасибо

Здравствуйте! Напишите: «В целях сокращения затрат на упаковку (тару) предлагаю доставлять сырье от поставщиков в более объемной таре». Можно предложить конкретный вариант тары.

Здравствуйте, помогите, пожалуйста, написать грамотно служебную записку. В связи с увеличением объём работы хочу открыт штат элекрика 1 и мастера 1. А также не давно от электронадзоров был замечания по этому поводу и хочу приложит помогите плиз

Здравствуйте! Можно написать: «В связи с увеличением объема работы, а также в целях исполнения предписаний органов электронадзора, прошу включить в штатное расписание предприятия должности электрика в количестве 1 единицы и мастера в количестве 1 единицы».

Здравствуйте! Подскажите, как написать служебную записку об объектах, которые находятся на консервации? Чтобы решили судьбу этих объектов. Речь идет о списании или о продлении консервации

Здравствуйте! Напишите: «Прошу в срок до 01.09.2017 решить вопрос с законсервированными объектами, часть из которых подлежит списанию, остальные – продлению консервации. Прошу оформить все необходимые документы по этому вопросу».

Здравствуйте помогите, пожалуйста, со служебкой о выделении дополнительного ГСМ и увелечении км с 91 до 120ти

Здравствуйте! Напишите: «В связи с увеличением пробега автомобиля с 91 км до 120 км в день прошу увеличить ежедневный лимит предоставления ГСМ для данного автомобиля».

Здравствуйте, я хочу написать служебку на подразделения касательно тех учебы.

Направляю вам технич. учебы для электрика, прошу произвести обучение современно и работник должен писать лекцию, лекция будет проверятся мною, контролировать начальнику о проведенной тех учебе.

Можете это грамотно корректировать?

Здравствуйте! Может быть, так: «Направляю вам план технической учебы для электротехнического персонала. Прошу ознакомиться и составить лекцию согласно плану. Проверка текста лекций и теоретической подготовки электриков будет проводиться мною. Прошу начальников отделов проконтролировать проведение технической учебы в отделах».

Как написать служебную записку о поломке кухонного оборудования в детском саду

Здравствуйте! Можно написать, например, так: «Сообщаю Вам, что 27.08.2017 вышла из строя посудомоечная машина, установленная в кухонном блоке детского сада. Прошу принять срочные меры для ремонта оборудования».

Как написать служебную записку о продления домена в предприятии

Здравствуйте! Так и напишите: «Прошу продлить срок действия домена до 01.01.2018».

Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, написать служебку на монтаж проэкторов в аудитории. Спасибо.

Здравствуйте! Можно написать: «Для проведения занятий с демонстрацией наглядного материала прошу установить в аудитории № 1 видеопроектор с экраном».

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, как правильно написать служебку на приобретение аварийных светильников в цех, может ссылаться на официальный документ по промбезопасности или пожарной безопасности?

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, как изложить в служебной записке возмещение затрат в командировке? Ездили 2-ое, оплачивал жильё один.

Здравствуйте! Обычно возмещение затрат на командировку осуществляется на основании авансового отчета. Если жильё оплачивалось отдельно, напишите: «Прошу Вас возместить мне финансовые расходы на оплату 2-х местного номера в гостинице в сумме 10 тыс. рублей».

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, как написать служебную записку о направлении в командировку для прохождения курсов повышения квалификации.

Здравствуйте! Напишите: «Прошу Вас направить на курсы повышения квалификации ведущего специалиста (ФИО)». Можно ещё указать, в связи с чем возникла необходимость повышения квалификации: «в связи установлением новой программы», «в связи с требованиями нового регламента», «для повышения в должности» и т.п. Эту фразу надо вставить в начале текста.

Может ли материально-ответственное лицо обратиться просто в отдел: «В планово-экономический отдел от стропальщика Иванова П.О.»?

Здравствуйте! Если это обращение касается производственных вопросов, то можно оформить его в виде служебной записи, используя наш образец. По личным вопросам оформляется заявление.

Здравствуйте. Подскажите, как составить служебную записку на дополнительное помещение архива. У нас добавились филиалы по России. Вся бухгалтерская документация приходит ко мне в головной офис.

Здравствуйте! Так и напишите: «В связи с увеличением документального фонда при добавлении филиалов прошу предоставить дополнительное помещение под архив».

Как правильно составит служебную записку начальнику об отказе от командировки, если ребенок инвалид?

Здравствуйте! Напишите: «Прошу Вас освободить меня от поездки в командировку в связи с тем, что я одна воспитываю ребенка инвалида».

Служебная записка

Служебная записка – это специальная форма документа, которая используется во внутренней среде предприятия и служит для быстрого решения текущих производственных проблем. Обычно этот документ составляется с целью внесения какого-либо нового предложения и решения возникших трудностей, а также утверждения или согласования определенных действий.

Важно, что в своей служебной записке специалист показывает себя в своем деле. Если работник с помощью документа ответственность за совершаемые действия перекладывает на другого человека или снимает с себя, не предлагая выхода из ситуации, то следует задуматься о профессиональных умениях и навыках данного специалиста.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

Назначение и виды данного документа

По назначению, то есть по виду донесенной информации , выделяют такие записки:

Записки, которые способствуют принятию решения – это просьбы или требования рассмотреть какой-либо вопрос или предложение специалиста;
Информативные записки – это такой вид документа, в котором содержится информация, которую работник хочет передать руководству;
Отчетные записки – такие документы чаще всего готовятся по требованию руководства и содержат подробную информацию о каком-либо прошедшем процессе.

По степени доступности, то есть по открытости для всеобщего обозрения , записки бывают:

Открытые – документы, доступные для всех или большинства сотрудников организации;
Конфиденциальные – записки, доступные только узкому или ограниченному кругу лиц.

В отдельных случаях служебная записка прилагается вместе с рядом других записок. Например, если нужно на основании записки издать соответствующий приказ, то составляется докладная записка. А если решаются вопросы по поводу расходов средств подотчетными лицами, то обязательно составляется объяснительная записка.

Чтобы оценить по достоинству назначение служебных записок, нужно знать, что в крупных предприятиях оплошности при составлении такого документа могут привести к потере огромного количества времени, а также к несогласованной работе между отделами.

Взаимодействие между отделами является главной необходимостью в работе всей организации. Если она прервалась или остановилась, то организация работает неэффективно, а, значит, существует значительная возможность уменьшить прибыль, а, возможно, и увеличить убытки.

Форма и содержание

Что касается содержания служебных записок, то чаще всего они освещают вопросы производственного типа, материальных или технических проблем, хозяйственные вопросы, а также вопросы, которые касаются информационного обеспечения.

Простым примером использования служебных записок может быть сломанный ксерокс в каком-либо отделе. Работник может обратиться со служебной запиской к начальнику материального отдела с просьбой выделить деньги на новое оборудование, а также служебную записку можно написать в технический отдел с просьбой починить уже существующий ксерокс.

Вызов работника из отпуска по производственной необходимости

Оформить отзыв сотрудника из отпуска можно в следующем порядке:

обосновать причину отзыва из отпуска. Для этого лицо, которое является инициатором вызова работника из отпуска, например, руководитель, может составить служебную записку;
работник должен быть согласен выйти на работу. Лучше, если согласие будет оформлено письменно;
работодатель издает приказ о вызове из отпуска - приказ обязательно должен быть подписан работником.

Перевод на другую должность в целях производственной необходимости

Работодатель может перевести работника на другую работу, не получая согласия с его стороны. Однако период времени, на который это можно сделать, является весьма коротким - не более одного месяца. Также причины, которыми можно обосновать данный перевод, весьма ограничены:

чрезвычайная ситуация на производстве: пожар, наводнение, землетрясение и др;
простой производства (временное приостановление производства по разным причинам);
необходимость предотвратить уничтожение или порчу имущества, принадлежащего компании либо заменить временно отсутствующего сотрудника, если она вызвана чрезвычайными обстоятельствами.

Приказ в связи с производственной необходимостью: образец

ООО «Людмила»

Приказ

г. Москва

Об отзыве работника из отпуска

В связи с необходимостью срочного отбытия в командировку для участия в конференции в г. Иркутске (срок командировки – 10 дней; с 12 марта по 22 марта 2017 года)

ПРИКАЗЫВАЮ:

Отозвать из ежегодного оплачиваемого отпуска начальника отдела маркетинга Олейник Н.В. с 12 марта 2017 года;

Предоставить Олейник Н.В. оставшуюся часть ежегодного отпуска (10 календарных дней) в удобное для работника время в течение текущего календарного года;

Главному бухгалтеру Петровой Р.В. произвести перерасчет отпускных и зачесть переплату в счет заработной платы за март 2017 года;

Начальнику отдела кадров Волниной Д.В. внести необходимые изменения в график отпусков №1 от 15 декабря 2016 года и табель учета рабочего времени за март 2017 года;

Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Волнину Д.В.

Основание: приглашение на XI Международную конференцию «IT в ритейле», уведомление об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска с письменным согласием Олейник Н.В. от 07.03.2017 г.

Способность к решению сложных задач достигается за счет профессионализма персонала и количества сотрудников. Работа организации со временем может усложняться. В этом случае возникает потребность в расширении штата. Для реализации этой потребности нужна служебная записка о необходимости нового сотрудника.

ФАЙЛЫ

Функции служебной записки

Служебная записка – это документ внутреннего характера. Составляется для донесения до высшего начальства какой-либо информации. Как правило, в записках содержатся просьбы. Если специалисты не справляются с нагрузкой, если объем работы увеличился, можно составить записку о необходимости принятия на работу нового сотрудника.

Записка оформляется в свободной форме. Но в ней должны присутствовать обязательные сведения. В частности, это ФИО и должность просителя, сформулированная просьба, основание для этой просьбы. Нужно также указать руководителя, которому адресуется записка.

Образец служебной записки

Руководителю отдела кадров Кольцову А.В.

От главбуха Ивановой Д.Д.

Служебная записка

О потребности в приеме на работу нового сотрудника

За последние 3 месяца в отделе бухгалтерии наблюдается резкое увеличение объема работы. Связано это с расширением производства. В частности, был введен полиграфический цех. Это привело к перегруженности специалистов. Перегруженность негативно отражается на качестве учета.

В связи с этим прошу принять на работу нового бухгалтера. Полагаю, что это ускорит ведение учета, уменьшит количество ошибок.

Главбух Иванова Д.Д. (подпись)