Зачем проверять контрагентов: примеры из практики. Как урегулировать налоговый спор до суда? Положение о проверке контрагентов: образец

Татьяна Пискарева, руководитель отдела бухгалтерской практики BDO Unicon Outsourcing

Любая компания старается тщательно подходить к выбору бизнес-партнера. В первую очередь для того, чтобы обезопасить себя от мошенников, убедиться в благонадежности поставщика, сохранить свою репутацию. Ведь нередки случаи, когда выбранный контрагент подводит в самый ответственный момент: может не вернуть предоплату, не исполнить обязательства, за которые был перечислен аванс.

Риск первый. Финансовый

Благонадежная, на первый взгляд, компания с многочисленным персоналом, амбициозным генеральным директором и далеко идущими планами на деле может оказаться организацией, неспособной исполнить обязательства по контракту.

Подобная ситуация произошла у одного из наших клиентов, который только после подачи иска на взыскание задолженности выяснил, что компания зарегистрирована недавно, имеет минимальный уставный капитал, имущество на балансе отсутствует, активы ничтожны.
Помимо всего вышеперечисленного, к компании уже предъявлено несколько исков, и у нашего клиента шансов истребовать исполнения обязательств практически нет.

А ведь для того, чтобы предотвратить эту ситуацию, было бы достаточно заранее заглянуть на общедоступные интернет-ресурсы, где можно получить информацию о финансовом положении компании, аффилированных структурах, судебных разбирательствах.

Риск второй. Налоговый

Недобросовестность контрагентов может обернуться для компании не только финансовыми и репутационными рисками, но и налоговыми.

С введением в действие с 19 августа 2017 году ст. 54.1 НК РФ, действие которой в первую очередь направлено на пресечение использования коммерческими организациями умышленной оптимизации налогообложения с целью получения необоснованной налоговой выгоды, только подтвердило то, что к проверке контрагентов необходимо подойти со всей серьезностью.

Кроме того п. 2 ст. 54.1 НК РФ вводит новое требование о подтверждении реальности исполнения сделки непосредственно самим контрагентом, либо иным лицом, с которым у контрагента есть соответствующие договорные отношения.

Согласно данному пункту, для учета расходов (применения вычетов) недостаточно подтвердить реальность хозяйственных операций. Необходимо доказать, что исполнение сделки было осуществлено именно тем лицом, с которым заключен соответствующий договор.

То есть теперь нужно беспокоиться не столько о том, уплачивает ли ваш контрагент налоги или нет, а о том, сможете ли вы подтвердить, что реальным исполнителем по сделке был именно он.

Заключая договор на определенные виды услуг, обязательно проверьте наличие лицензии на их оказание. При подписании крупных контрактов стоит обратить внимание на наличие ресурсной базы для их исполнения, а в случае отсутствия на балансе компании необходимого оборудования попросить подтвердить факт аренды (или иного способа привлечения) производственного оборудования.

При подписании договора аренды недвижимости обязательно проверьте наличие у арендодателя права собственности на арендуемый объект либо наличие полномочий, переданных ему правообладателем.

В нашей практике была ситуация, когда клиент арендовал офис у компании, у которой право собственности на объект недвижимости было в стадии оформления. Клиент уже сделал дорогостоящий ремонт, когда выяснилось, что арендодателю не удалось оформить право собственности. Чтобы договориться с первоначальным собственником о заключении нового договора аренды, клиенту пришлось приложить немало усилий. И риск понести убытки в сумме расходов на ремонт был велик.

Данный случай еще раз доказывает, что очень важно подойти ответственно к выбору партнера. Возможно, вам придется потратить чуть больше времени на проверку контрагента и оценку рисков, зато вы будете уверены, что этот риск будет минимальным.

А вот и еще один пример из нашей практики: руководитель одной крупной компании, подписал договор с клининговой фирмой, предлагающей услуги по цене на 20% ниже, чем у конкурентов. В течение года компания исправно оказывала услуги, ровно до того момента, пока не пришла налоговая проверка и не предъявила претензии в том, что исполнитель не располагает в достаточном количестве персоналом для оказания услуг в данном объеме.

Факт оказания услуг был подвергнут сомнению, и проверяющий орган исключил из налоговой базы сумму расходов на приобретение клининговых услуг. Подобных претензий можно было бы избежать, запросив своевременно у клиниговой компании информацию о наличии трудовых ресурсов для исполнения обязательств по договору.

А что делать?

Если в крупных организациях управлением рисками занимаются финансовая служба и служба безопасности, то на небольших и средних предприятиях данные риски обычно находятся в зоне ответственности бухгалтера. Однако перекладывать на него ответственность, если контрагент окажется недобросовестным, будет, по крайней мере, неправильно.

Отсутствие в компании утвержденных и исполняемых процедур, в том числе и процедуры проверки контрагентов, которые позволяют подтвердить реальность сделок и наличие деловых целей при их заключении, на текущий момент уже может рассматриваться как существенный риск для менеджмента компании.

Компаниям стоит начать проверку контрагентов с формирования политики по проверке предприятий, где необходимо прописать критерии отбора провайдеров, а также обязанности уполномоченных за проверку контрагентов сотрудников, которые формируют минимально необходимое досье на контрагентов и с определенной периодичностью его обновляют.

Стоит учитывать, что даже комплексная проверка контрагентов не гарантирует полного исключения рисков. Но вместе с тем отсутствие контроля при выборе партнера при неблагоприятном развитии событий в разы увеличивает риск понести финансовые потери или получить претензии со стороны налоговых органов.

Как показывает практика выиграть налоговый спор в суде с каждым годом становится все сложнее и сложнее. Особенно не просто приходится налогоплательщикам при обжаловании решений налоговых органов по работе со спорными контрагентами. Очевидно, что перспективы урегулирования конфликта на досудебном этапе более благоприятны. Какие действия для этого необходимо предпринимать компании и как правильно отстаивать свою позицию при общении с налоговыми органами?

Действия компании до начала проведения налоговой проверки

Работа по досудебному урегулированию налогового спора должна начинаться еще до момента получения решения о проведении проверки. А если же речь идет о камеральных проверках, то до момента сдачи декларации.

С учетом положений статьи 54.1 НК РФ, которая действует уже больше года и регулирует отношения с контрагентами по новым правилам, у бизнеса появилась дополнительная обязанность. При проведении проверки теперь необходимо доказать налоговому органу обстоятельства реальности работы именно с тем контрагентом, который является стороной по договору. В противном случае есть риск получить доначисления не только по НДС, но и по налогу на прибыль.

В этой связи предварительный анализ налоговых рисков является чуть ли не единственным способом избежать доначислений после проведения налоговой проверки. Он включает в себя изучение информации о контрагенте до того, как начинается работа с ним, а также постоянный мониторинг деятельности на стадии текущего сотрудничества.

Судебная практика показывает следующее. При установлении отсутствия взаимоотношений с контрагентами налоговая инспекция доказывает, что при выборе контрагента:

• не была проявлена должная осмотрительность;
• отсутствовала деловая цель взаимодействия;
• отсутствовала реальность взаимоотношений.

При этом реальность - это признак, который является особенно актуальным в связи с последними изменениями действующего законодательства.

Реальность

Компания должна убедиться в наличии всех необходимых документов по взаимодействию с контрагентом. Так, важное значение имеют:

• документы, подтверждающие перевозку продукции (транспортные накладные, путевые листы и пр.);
• документы, подтверждающие поступление и отгрузку продукции со склада (МХ1, МХ3 и пр.);
• документы, подтверждающие последующую реализацию продукцию (товарные накладные) или использование продукции в производстве (инвентаризационные карточки и пр.).?

Чтобы определить нужный объем документов, целесообразно изучить условия договоров с контрагентами на предмет наличия документов, составление которых требуется в соответствии с положениями договоров . При отсутствии таких документов, налоговый орган может прийти к выводу об отсутствии взаимоотношений с указанным контрагентом.

Деловая цель

Согласно пп.1 п. 2 ст. 54.1 НК РФ юридическое лицо вправе учесть расходы и принять НДС к вычету только в том случае, если основной целью совершения сделки не являются неуплата (неполная уплата) и/или зачет (возврат) суммы налога. В этой связи потребуется обосновать, что выбор контрагента был обусловлен деловыми целями.

Если инспекция в ходе проверки установит, что привлечение посредника не имело под собой разумной деловой цели, она отказывает в признании расходов на оплату его услуг и в предоставлении вычетов по НДС. Обоснованием привлечения именно этого контрагента могут выступать следующие аргументы:

• необходимость увеличения объёма продаж;
• необходимость выхода на новые рынки сбыта;
• необходимость проведения рекламной компании с целью увеличения узнаваемости бренда на рынке;
• контрагент является эксклюзивным дистрибьютором поставляемой продукции;
• рекомендации от партнеров, которые уже обращались за его услугами;
• узнаваемость на рынке, большой опыт оказания услуг в своей сфере;?

В качестве обоснования выбора контрагента можно использовать отдельные положения, предусмотренные договорами: отсрочка платежа, выгодные условия логистики, предоставление гарантий и обеспечений, лучшие предложения по цене и прочее.

Выбор способов и методов доказывания деловой цели взаимодействия осуществляется в зависимости от той отрасли, в которой работает компания.

Должная осмотрительность

В целях подтверждения обоснованности выбора контрагента, следует подтвердить, какие критерии при этом учитывались. Кроме того, необходимо доказать свою осведомленность в том, каким образом должен исполняться договор, а также то, что договор исполнялся именно лицом, указанным в договоре.

Для этого требуется:

• Убедиться в надлежащей регистрации контрагента, запросив учредительные документы;
• Удостовериться в исполнении контрагентов обязанности по оплате налогов и сборов, запросив соответствующие справки;
• Удостовериться в наличии необходимых для исполнения обязательства ресурсов, запросив штатное расписание, а также документы, подтверждающие наличие основных средств и оборудования;
• Проверить полномочия подписывающих документы лиц, запросив копию паспорта. Если документы подписывает представитель, то запрашивать нужно приказ о назначении в должность либо доверенность.
• Убедиться в отсутствии фактов, препятствующих исполнению обязанности по договору, проверив информацию о ликвидации, банкротстве, аресте имущества на соответствующих интернет-ресурсах.

Получать указанные документы целесообразнее вместе с сопроводительными письмами. Они подтверждают, что указанная информация была получена и проанализирована компанией до начала взаимодействия с контрагентом.

Действия компании после начала проведения налоговой проверки

Прежде чем представлять налоговому органу запрашиваемые документы и информацию, их необходимо тщательно анализировать, в том числе на предмет соответствия друг другу и действующему законодательству. Именно это является основной рекомендацией по предотвращению налоговых рисков.

Обстоятельства	Случай
В документах содержится информация, которая может привести к двояким выводам, и они в конечном итоге будут трактоваться не в пользу компании.	Компания заявила налоговый вычет по НДС, приложив путевые листы, товарно-транспортные накладные и разъездные ведомости. Инспекцией было установлено, что путевые листы не содержат информации о маршруте и спидометре, товарно-транспортные накладные не подтверждаются документально, а в ведомостях не проставлена дата составления. В этой связи, в налоговом вычете было отказано, и суд такую позицию поддержал.
Доказательства, представленные компанией, противоречат друг другу.	Компании был доначислен налог на прибыль. В обоснование понесенных затрат она предоставила договор субподряда, счета-фактуры, справку о стоимости выполненных работ и затрат, а также акт о приемке выполненных работ. Однако наименования работ в акте выполненных работ субподрядчика отсутствовали в акте выполненных работ, выставленных компаний генподрядчику. Так же договор субподряда был подписан неустановленным лицом, так как подписант к этому времени умер. Суд решил, что документы противоречивые и доначисление обоснованно.

Допросы должностных лиц

Отдельно стоит отметить, что при проведении проверки важное значение имеют допросы должностных лиц, которым могут быть известны важные для налогового контроля сведения. Категорически не допустимо, чтобы сотрудники давали показания без предварительной подготовки, а в определенных случаях без адвокатского сопровождения. Не убедительные показания, а также показания, из которых следует, что должностные лица не могут ответить на поставленные вопросы, сыграют злую шутку и в совокупности с другими доказательствами позволят сделать налоговым инспекторам вывод о том, что было допущено нарушение закона и получена необоснованная налоговая выгода.

В ходе проведения допросов лицо, выступающее в качестве свидетеля, довольно часто подвергается психологическому «прессингу» и давлению. Налоговые органы применяют методы запугивания и угрожают привлечением к уголовной ответственности в случае отказа от дачи показаний или дачи заведомо ложных показаний. Одним из любимых приемов инспекторов является обещание незамедлительно передать материалы проверки в органы внутренних дел для принятия решения о возбуждении уголовного дела.

Чтобы смягчить фактор давления со стороны налогового органа, необходима предварительная подготовка и адвокатское сопровождение. Кроме того, это позволит сотрудникам дать показания, которые могут наиболее благоприятным образом повлиять на итоговое решение.

Такой альтернативный способ доказывания как адвокатский опрос давно показал свою эффективность. Он представляет собой имитацию допросов налоговых органов со всеми уловками, которые хорошо знакомы опытным адвокатам.

Действия компания на этапе обжалования решения ИФНС в вышестоящем налоговом органе

Проводя проверку, налоговый орган далеко не всегда занимает активную позицию и исследует все обстоятельства, имеющие значения для налогового спора. При обжаловании решения в вышестоящей налоговой инстанции необходимо обращать особое внимание:

• на полноту проведенных мероприятий налогового контроля;
• оценку доказательств, собранных в период проверки;
• на установление всех обстоятельств, имеющих значение для дела.

Обстоятельства	Случай
Делая вывод об отсутствии реальности хозяйственной операции, факт дальнейшей реализации товара и факт поступления НДС в бюджет налоговой не учитывался.	Суд пришел к выводу, что налоговый орган не предоставил доказательства получения компанией необоснованной выгоды. Было установлено, что налоговой не был оспорен факт приобретения и последующей реализации лома металлов и не была исследована реальность поступления НДС в бюджет.
Выводы налоговой строятся на сведениях, добытых с нарушением закона.	Инспекция доначислила компании НДС, основываясь на осмотре складских помещений и самостоятельных расчетах их вместимости. Однако суд признал протоколы осмотра недопустимыми доказательствами, так как при проведении процедуры осмотра к участию не был допущен представитель компании.
Налоговые органы игнорируют проведение почерковедческой экспертизы и не проводят допросы должностных лиц контрагентов.	Признавая позицию инспекции неправомерной в связи с тем, что не были проведены допрос руководителя спорного контрагента и почерковедческая экспертиза его подписи, суд пришел к следующему выводу. Инспекция не доказала недостоверность сведений, содержащихся в счете-фактуре, нереальность сделки с данным контрагентом и, соответственно, отсутствие у компании права на получение спорного налогового вычета.

Рекомендации в части предоставления дополнительных доказательств:

1. При проведении проверки ничто не мешает компании предоставить документы, подтверждающие проявление должной осмотрительности по отношению к контрагенту и реальность хозяйственных операций. В акте налоговой проверки отражается совокупность всех собранных доказательств.
2. Не стоит игнорировать возможность письменно обосновать свою позицию и представить доказательства, свидетельствующие о своей добросовестности. Отказ от использования данного инструмента лишает возможности «отбить» проверку уже на этапе вынесения решения налоговой инспекцией, которая проводила проверку. Кроме того, в случае несвоевременного представления доказательств затруднительно будет оспорить решение налоговой и в дальнейшем.
3. В возражениях необходимо отразить все доводы налоговой, с которыми компания не согласна, а не оставлять часть доводов «на потом», чтобы отразить их только при обжаловании решения в суде. И уж тем более не стоит оставлять доводы ведомства и вовсе без внимания.

Аргументом в пользу данной позиции является то, что суды руководствуются подходом, сформулированным в пункте 78 Постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 30.07.2013 N 57 "О некоторых вопросах, возникающих при применении арбитражными судами части первой Налогового кодекса Российской Федерации». Законность оспариваемого решения инспекции оценивается, исходя из обстоятельств, существовавших на момент принятия оспариваемого решения.

Рекомендации в части проверки недостающей информации

Не редкость, когда налоговый орган отражает в акте проверки и, следовательно, в решении, заранее не достоверную информацию. Например, о том, что контрагент не предоставил документы по требованию налоговой. В том числе и на этом основании делается вывод о фиктивности отношений. Что необходимо в таких случаях?

1. Запросить у контрагента информацию о том, поступало ли ему требование налоговой и давался ли на него ответ. При этом важно получить документы, подтверждающие отправку ответа на требования и предоставить их в налоговую инспекцию в качестве одного из доказательств реальности контрагента.
2. Рекомендуется использовать практику направления адвокатских запросов в налоговую инспекцию по месту нахождения контрагента. Это необходимо для того, чтобы предоставить ответ на вопрос, поступали на самом деле ответы на требования от контрагентов или нет.
3. Если налоговым органом достоверная информация не отражена в акте/решении, возможно обратиться с жалобой в органы прокуратуры. В ней следует указать, что органом намеренно отражена недостоверная информация, имеющая значения для установления фактических обстоятельств дела и принятия законного и обоснованного решения.
4. Жалоба в прокуратуру может помочь и в случае намеренного затягивания рассмотрения материалов налоговой проверки и затягивания процедуры обжалования решения налогового органа.
5. Имеют место и ситуации, когда в актах/решениях налоговые органы указывают информацию, о том, что допросить должностных лиц контрагентов не представилось возможным. Вместе с тем, если компания заинтересована в том, чтобы должностное лицо предоставило пояснения по факту работы с ним, рекомендуется оформить нотариальные показания и приобщить их к материалам проверки.

Проверка надежности контрагента проводится перед заключением договора с ним. Это необходимо, чтобы минимизировать риски признания соглашения о сотрудничестве недействительным. Из письма ФНС от 24.07.2015 г. № ЕД-4-2/13005@ следуют такие критерии оценки потенциальных угроз:

• полномочия руководителя фирмы-контрагента не имеют документальных подтверждений;
• фактический адрес местонахождения контрагента не может быть определен;
• в базе ЕГРЮЛ нет информации об этом юридическом лице;
• по вопросу наличия у контрагента возможности выполнить условия договора возникают сомнения.

Методика проверки контрагентов

Процесс отбора из списка потенциальных поставщиков и исполнителей работ должен быть закреплен за одним или несколькими должностными лицами. Этот блок функциональных обязанностей рекомендуется зафиксировать в их должностных инструкциях. Ответственные работники при выявлении недобросовестных субъектов предпринимательства должны использовать методику, которую описывает локальный регламент проверки контрагентов (образец разрабатывается предприятиями самостоятельно).

На первом этапе взаимодействия с потенциальным контрагентом рекомендуется запросить у него стандартный комплект справок, выписок, свидетельств и других документов, позволяющих убедиться в реальности предприятия.

Документы для проверки контрагента:

• копии свидетельств о регистрации и о постановке на налоговый учет;
• устав;
• справка, подтверждающая отсутствие долгов перед бюджетом по налоговым обязательствам.

При необходимости проанализировать текущее финансовое положение субъекта предпринимательства можно запросить информацию о численности персонала, стоимости основных или оборотных активов , опыте работы в конкретной рыночной нише. Допускается вариант с изучением последней бухгалтерской отчетности. Отказать в этом вопросе контрагент не может – отчетные документы законодательно отнесены в группу публичных сведений.

На следующих этапах помощь оказывает Федеральная налоговая служба – проверка контрагента будет производиться через подачу письменного запроса в контролирующий орган с целью получения достоверных сведений об интересующем предприятии. Подтвердить официальность статуса контрагента можно и на сайте ФНС. Возможности электронных сервисов сайта:

• получение информации об организации из ЕГРЮЛ с учетом последних изменений;
• проверка контрагента на банкротство;
• в режиме онлайн можно узнать, не начата ли процедура ликвидации или реорганизации, не был ли руководитель фирмы дисквалифицирован за правонарушения.

Предоставляет все указанные сведения налоговая служба, проверка контрагента через электронные или письменные запросы в ФНС бесплатна. Сервисом сайта ФНС можно воспользоваться по адресу ]]> https://egrul.nalog.ru/ ]]> . База ресурса ежедневно обновляется, в ней находится основная информация о контрагенте в статусе юридического лица или ИП. Проверка контрагента по наименованию на сайте может быть заменена поиском по номеру ИНН или ОГРН .

Рекомендуется ознакомиться и с содержанием актуальной картотеки арбитражных судебных разбирательств (на ]]> официальном сайте ВАС ]]> ). Это позволит быстро уточнить, не является ли фирма участником судебной тяжбы. Информацию о действующих исполнительных производствах можно получить из ]]> поискового сервиса ]]> на сайте ФССП.

Добросовестность контрагента можно перепроверить по лицензионным документам. Для этого надо воспользоваться поиском по реестру лицензий на сайте соответствующего ведомства.

Наличие полномочий у должностного лица со стороны контрагента по ведению переговоров и заключению сделок определяется несколькими способами:

• в уставных документах указывается период актуальности прав назначенного руководителя по визированию документации;
• в уставе может быть прописан пункт, запрещающий руководителю подписывать договоры по сделкам, стоимость которых превышает определенный учредителями денежный порог.

Дополнительной мерой подстраховки от споров с контролирующими органами может стать оформление акта выезда к потенциальному поставщику. Документ подтверждает реальность пребывания предприятия по адресу, прописанному в документах. Если компания участвует в электронных торгах на аукционе, то при ценовом демпинге нормы Закона о госконтрактах № 44-ФЗ от 05.04.2013 г. предписывают поставщику предъявить контракт на закупку товара и письмо о добросовестности контрагента. Последний документ составляется в произвольной форме.

Положение о проверке контрагентов: образец

Регламент и методика проверки потенциальных партнеров по сделкам разрабатываются субъектами хозяйствования самостоятельно, унифицированных форм, структуры не предусмотрено. В документе рекомендуется указывать лиц, которые назначаются ответственными за реализацию этого блока работ. В разных ситуациях может применяться индивидуальный алгоритм проверки контрагента:

• расширенный инструментарий проверочных мероприятий применяется по отношению к недавно зарегистрированным компаниям, минимальный набор действий – для долго работающих фирм;
• отдельный механизм взаимодействия можно предусмотреть для организаций, с которыми ранее уже заключались сделки;
• разделять партнеров можно по суммам договоров.

Положение о проверке контрагентов содержит сведения о комплекте документов, которые ответственные лица должны запросить у потенциальных партнеров. В регламенте раскрывается информация, подлежащая сбору и анализу, порядок ее получения и методика обработки. Документ утверждается директором и доводится для ознакомления ответственным лицам (под роспись). Рекомендуется регламентом установить срок хранения на предприятии базы данных по контрагентам, обозначить меры ответственности должностных лиц, способы их поощрения.

Любая компания старается тщательно подходить к выбору бизнес-партнера. В первую очередь для того, чтобы обезопасить себя от мошенников, убедиться в благонадежности поставщика, сохранить свою репутацию. Ведь нередки случаи, когда выбранный контрагент подводит в самый ответственный момент: может не вернуть предоплату, не исполнить обязательства, за которые был перечислен аванс.

Риск первый. Финансовый

Благонадежная, на первый взгляд, компания с многочисленным персоналом, амбициозным генеральным директором и далеко идущими планами на деле может оказаться организацией, неспособной исполнить обязательства по контракту.

Подобная ситуация произошла у одного из наших клиентов, который только после подачи иска на взыскание задолженности выяснил, что компания зарегистрирована недавно, имеет минимальный уставный капитал, имущество на балансе отсутствует, активы ничтожны.

Помимо всего вышеперечисленного, к компании уже предъявлено несколько исков, и у нашего клиента шансов истребовать исполнения обязательств практически нет.

А ведь для того, чтобы предотвратить эту ситуацию, было бы достаточно заранее заглянуть на общедоступные интернет-ресурсы, где можно получить информацию о финансовом положении компании, аффилированных структурах, судебных разбирательствах.

Риск второй. Налоговый

Недобросовестность контрагентов может обернуться для компании не только финансовыми и репутационными рисками, но и налоговыми.

С введением в действие с 19 августа 2017 году ст. 54.1 НК РФ, действие которой в первую очередь направлено на пресечение использования коммерческими организациями умышленной оптимизации налогообложения с целью получения необоснованной налоговой выгоды, только подтвердило то, что к проверке контрагентов необходимо подойти со всей серьезностью.

Кроме того п. 2 ст. 54.1 НК РФ вводит новое требование о подтверждении реальности исполнения сделки непосредственно самим контрагентом, либо иным лицом, с которым у контрагента есть соответствующие договорные отношения.

Согласно данному пункту, для учета расходов (применения вычетов) недостаточно подтвердить реальность хозяйственных операций. Необходимо доказать, что исполнение сделки было осуществлено именно тем лицом, с которым заключен соответствующий договор.

То есть теперь нужно беспокоиться не столько о том, уплачивает ли ваш контрагент налоги или нет, а о том, сможете ли вы подтвердить, что реальным исполнителем по сделке был именно он.

Заключая договор на определенные виды услуг, обязательно проверьте наличие лицензии на их оказание. При подписании крупных контрактов стоит обратить внимание на наличие ресурсной базы для их исполнения, а в случае отсутствия на балансе компании необходимого оборудования попросить подтвердить факт аренды (или иного способа привлечения) производственного оборудования.

При подписании договора аренды недвижимости обязательно проверьте наличие у арендодателя права собственности на арендуемый объект либо наличие полномочий, переданных ему правообладателем.

В нашей практике была ситуация, когда клиент арендовал офис у компании, у которой право собственности на объект недвижимости было в стадии оформления. Клиент уже сделал дорогостоящий ремонт, когда выяснилось, что арендодателю не удалось оформить право собственности. Чтобы договориться с первоначальным собственником о заключении нового договора аренды, клиенту пришлось приложить немало усилий. И риск понести убытки в сумме расходов на ремонт был велик.

Данный случай еще раз доказывает, что очень важно подойти ответственно к выбору партнера. Возможно, вам придется потратить чуть больше времени на проверку контрагента и оценку рисков, зато вы будете уверены, что этот риск будет минимальным.

А вот и еще один пример из нашей практики: руководитель одной крупной компании, подписал договор с клининговой фирмой, предлагающей услуги по цене на 20% ниже, чем у конкурентов. В течение года компания исправно оказывала услуги, ровно до того момента, пока не пришла налоговая проверка и не предъявила претензии в том, что исполнитель не располагает в достаточном количестве персоналом для оказания услуг в данном объеме.

Факт оказания услуг был подвергнут сомнению, и проверяющий орган исключил из налоговой базы сумму расходов на приобретение клининговых услуг. Подобных претензий можно было бы избежать, запросив своевременно у клиниговой компании информацию о наличии трудовых ресурсов для исполнения обязательств по договору.

А что делать?

Если в крупных организациях управлением рисками занимаются финансовая служба и служба безопасности, то на небольших и средних предприятиях данные риски обычно находятся в зоне ответственности бухгалтера. Однако перекладывать на него ответственность, если контрагент окажется недобросовестным, будет, по крайней мере, неправильно.

Отсутствие в компании утвержденных и исполняемых процедур, в том числе и процедуры проверки контрагентов, которые позволяют подтвердить реальность сделок и наличие деловых целей при их заключении, на текущий момент уже может рассматриваться как существенный риск для менеджмента компании.

Компаниям стоит начать проверку контрагентов с формирования политики по проверке предприятий, где необходимо прописать критерии отбора провайдеров, а также обязанности уполномоченных за проверку контрагентов сотрудников, которые формируют минимально необходимое досье на контрагентов и с определенной периодичностью его обновляют.

Стоит учитывать, что даже комплексная проверка контрагентов не гарантирует полного исключения рисков. Но вместе с тем отсутствие контроля при выборе партнера при неблагоприятном развитии событий в разы увеличивает риск понести финансовые потери или получить претензии со стороны налоговых органов.

• Для чего необходим регламент проверки контрагентов.
• Как эту процедуру трактует законодательство.
• Как правильно составить регламент или положение о проверке контрагентов.
• Как использовать регламент проверки контрагентов.

Чтобы успешно пройти любую проверку, необходимо правильно составить регламент проверки контрагентов . В этом материале подробно разберем все, что касается этого вопроса.

Положение о проверке контрагентов

В Российском законодательстве нет статьи, регулирующей или обязывающей предпринимателей проверять контрагентов перед непосредственным заключением сделки. Поэтому какой-либо ответственности за отказ от проведения подобного мероприятия не предусмотрено. Но, заключая договор с новым или сомнительным контрагентом, стоит помнить о 3 моментах:

• Появление дебиторской задолженности .
• Риски, связанные с признанием сделки недействительной со стороны налоговых органов.
• Ухудшение репутации, в случае возбуждения уголовного дела, если партнер окажется фирмой-однодневкой.

Формально законодательство никакими нормативно-правовыми актами не указывает на необходимость проверки юридических лиц и предпринимателей, но ответственности за результат таких рискованных сделок не снимает. Всю информацию по данной теме можно получить из 2 источников:

• Письмо ФНС за номером № ЕД-4-2/13005@ от 24 июля 2017 «О рассмотрении обращения».
• Статья 173.1 и 173.2 Уголовного кодекса Российской Федерации.

В письме Федеральная налоговая служба разъясняет о потере выгоды предпринимателя, который не сумел проявить «должной осмотрительности и осторожности», а статьи регулируют ответственность за деятельность фирм-однодневок.

За образец можно взять пример, который мы привели ниже. Нет четких цифр, определяющих границы групп. Каждая компания сама устанавливает рамки.

Такой подход оптимизирует мероприятия по проверке ЮЛ или ИП. Порядок отнесения контрагентов в ту или иную группу можно определить в том же регламенте или приложении к нему. Также при проверке необходимо учитывать и известность клиентов. Для таких как, например, Ростелеком или МТС пакет документов и надобность в проверке может отсутствовать совсем.

Бдительность стоит проявлять и при продлении уже заключенных договоров. Возможно, что произошли изменения в работе контрагента , которые он предпочел скрыть. Всегда имеет смысл перед новой сделкой оформлять отдельный приказ о проверке контрагентов с подписью руководителя.

Проверьте своего контрагента
с помощью сервиса «Проверка контрагентов» ↓

Составляющие регламента проверки контрагентов

На каждом предприятии самостоятельно разрабатывается положение о проверке контрагентов, которое утверждается руководителем организации .

Ниже подробно рассмотрим основные пункты, на которые стоит ориентироваться при составлении этого документа.

Цель

Правильная постановка цели проверки контрагента – залог успеха. Данный пункт станет еще одним плюсом для предпринимателя, если судебных разбирательств и споров по сделке избежать не удастся.

Назначение ответственных лиц, порядок и принципы их взаимодействия

Особенно, если речь идет о крупных предприятиях, где каждое подразделение выполняет свою определенную функцию. Любая собранная информация в итоге должна анализироваться. Исходя из этого, делаются выводы и подводятся итоги. Как правило, ответственными лицами назначаются менеджеры или бухгалтеры.

Реальные сроки проведения мероприятия

Сроки зависят от рисков доначисления по сделке. Чем они выше, тем больше потребуется собрать и проверить информации, потратить больше времени.

Указать источники сбора информации

Такими источниками могут послужить:

• Стандартный пакет документов от контрагента, необходимых для составления договора:

1. заверенные копии свидетельств о постановке лица на учет в налоговом органе;
2. все страницы устава (также заверенные копии);
3. приказ на директора (стоит помнить, что данный документ составляется сроком на 5 лет);
4. документ, подтверждающий личность руководителя или уполномоченного представителя компании;
5. свежая выписка из реестра (ЕГРЮЛ и ЕГРИП) с полной информацией об исследуемом предприятии и указанием ОКВЭД;
6. в случае, когда деятельность лица подлежит сертификации или лицензированию – копию такого документа.

• Последняя бухгалтерская отчетность, информация о численности предприятия. Контрагент не имеет права не предоставлять баланс и отчет о финансовых результатах , так как эти документы являются публичными – органы статистики по запросу бесплатно предоставят всю необходимую информацию.
• Запрос в ФНС. Налоговые службы по запросу предоставляют необходимую информацию. Нужно получить выписку из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, узнать, не запущена ли процедура банкротства, реорганизации или ликвидации предприятия, а также выявить правонарушения руководителя. Есть ли налоговая задолженность, недоимки, пени и штрафы, можно проверить на сайте налоговой службы. 1 октября и 1 декабря происходит обновление этих данных.
• Сайт ФССП позволит осуществить проверку участия фирмы в судебных разбирательствах.
• При проведении тщательных проверок по сделкам со средним и высоким риском следует обратиться к сервисам проверок , список которых опубликован ниже.

Вопрос : Можно ли все затраты, связанные с проверкой юридических лиц и предпринимателей, поставить на расходы организации?

Ответ : Да, квитанции об оплате пошлины для получения выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, а также любые другие документально подтвержденные затраты, учитываются при расчете налога на прибыль. Даже если ни с одним из этих лиц договор так и не был заключен.

Еще одним источником информации по контрагенту служит интернет. Отзывы о компании, состояние сайта , «черные списки» работодателей или поставщиков могут послужить еще одним методом подтверждения благонадежности партнера. Однако доверять на 100 % таким источникам не стоит, так как и положительные, и негативные отзывы могут оказаться заказными. Поэтому придерживаться стоит основного списка источников информации, а также любых других документов, не нарушающих коммерческую, государственную или налоговую тайну.

Готовясь к сделке с новым контрагентом, необходимо проверить его на наличие необходимых ресурсов – квалифицированный персонал , опыт предприятия и материально-техническую базу. Для этого можно запросить расписку о наличии всех необходимых ресурсов для исполнения будущей сделки.

Проверяя контрагентов, не стоит игнорировать и деловые переговоры , поездки на предприятие для подтверждения действительности адреса, а также знакомства с персоналом и материально-техническим оснащением компании.

Порядок обобщения и оформления информации

Этот пункт расписывает, как и в каком виде необходимо предоставить информацию.

Порядок и сроки хранения собранной информации

Все копии документов, а также составленный на их основании отчет, необходимо хранить на предприятии в течение 3-10 лет. 3 года – это срок исковой давности, именно он указывается минимальным сроком хранения. В этом же пункте требуется указать и способ хранения такого досье: бумажный или электронный носитель.

Как распознать в контрагенте мошенника

Сегодня непорядочные клиенты пользуются слабым положением поставщиков, а злоумышленники-продавцы не упускают возможности продавать, ссылаясь на кризис, кота в мешке – якобы по низкой цене.

Узнайте, как распознать контрагента-мошенника и предотвратить нежелательные последствия такой сделки, из статьи электронного журнала «Генеральный Директор».

Образец регламента о проверке документов контрагентов

Подготовленный пакет документов поможет при налоговой проверке, но не стоит думать, что чем больше документов – тем лучше. ФНС будет проверять подлинность сделки, для чего может привлекать свидетелей и запрашивать все необходимые документы, способные указать на фиктивность заключенного договора.

Для наглядности ниже представлен примерный регламент проверки контрагентов.

Как использовать регламент проверки контрагентов

Регламент проверки контрагентов – это документ, который позволяет создать алгоритм для проверки контрагентов и в последующем принять верное решение по совершаемой сделке. Станет ли проверяемое лицо вашим бизнес-партнером и стоит ли директору ставить подпись на таком договоре?

Руководствуясь пунктами регламента, лицо, ответственное за проверку контрагента , обобщает всю информацию и фиксирует в специальном отчете или заключении, где указывается степень благонадежности партнера.

Совет : Хотите повысить мотивацию сотрудника на тщательную проверку? Включите в регламент меры поощрения работников за выявление неблагонадежного клиента или поставщика.

Собранное по проверяемому контрагенту досье пригодится и при налоговой проверке. Объем подготовленных документов, подтверждение надежности партнеров, анализ финансовой отчетности смогут помочь при возмещении НДС.

Вывод

Несмотря на отсутствие четкого контроля со стороны государственных органов относительно темы проверки контрагентов, к этой процедуре необходимо подходить ответственно. Она позволяет минимизировать риски компании, а так же избежать проблем с законодательством в случае, если проверяемое лицо окажется неблагонадежным. Проявив бдительность и потратив время на тщательный анализ и сбор данных, можно быть уверенным в успехе от заключаемой сделки.

Заключайте договор только после тщательной проверки контрагентов!