Прошу разрешить проход или проезд на территорию лесного мола, для выполнения служебных обязанностей и. Пропускной режим на предприятии - организация работы охраны и инструкция Служебная записка на въезд автотранспорта на территорию

⁰

Наша организация небольшая, но в последнее время постоянно растет. Работников становится больше, больше заказчиков приходят в офис. Директор решил ввести пропускной режим и установить турникеты. Специалисту по безопасности он поручил заняться оборудованием, мне, секретарю, - подготовить приказ о введении пропускного режима. В приказе я указала, что в организации будет введен пропускной режим, работники будут обязаны пользоваться магнитными пропусками, и отправила работникам приказ по электронной почте.

Когда турникеты были установлены, появились проблемы. Одни были недовольны, что надо задерживаться у турникета, другие говорили, что мы ограничиваем их свободу, третьи не понимали, как пользоваться пропуском, четвертые теряли и портили пропуска. Наверное, я что-то не учла при оформлении приказа. Как избежать подобных проблем при введении пропускного режима?

Основная сложность введения пропускного режима - недовольство сотрудников

Введение пропускного режима, как правило, имеет две основные цели:

1) охрана безопасности работников и имущества организации от возможных посягательств посторонних лиц;

2) автоматизация учета входа и выхода работников, облегчение учета рабочего времени в организации, который является обязанностью работодателя согласно части четвертой ст. 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Автоматизированный табельный учет дисциплинирует работников, гарантирует объективность при учете.

Введение пропускного режима может вызвать недовольство сотрудников, причем степень накала страстей может быть различной. Рассмотрим три ситуации.

Ситуация 1

В организации был свободный доступ ко всем помещениям, работники просто расписывались у секретаря, приходя на работу. В связи с ростом компании и случаями злоупотребления такой свободой руководство решило ввести пропускной режим: установить турникеты, раздать карточки доступа. Изменения вызвали недовольство работников, которые не привыкли к строгой дисциплине, ведь теперь нужно отчитываться за каждые 5-10 минут задержки, а вся информация фиксируется автоматически.

Ситуация 2

Работники организации соблюдали пропускной режим, который не был закреплен в документах. При нарушении пропускного режима работниками привлечь их к ответственности оказалось невозможно: нет утвержденных правил - нет нарушения. Поэтому в определенный момент руководство приняло решение разработать и утвердить Положение о пропускном режиме. Работники не возражали против самого пропускного режима, но некоторые из них недоумевали: «Зачем нам новый документ? Ведь мы все соблюдаем. Нам не доверяют?»

Ситуация 3

При действующем пропускном режиме организация решила заменить устаревшее оборудование на более современное, в связи с чем потребовалось несколько изменить процедуру получения карточек допуска, использования оборудования, процесс учета отработанного времени и его анализ. Подобные изменения не вызвали массовых недовольств, ведь изменения коснулись только технических деталей и не затронули организационной стороны.

Как бы то ни было, при введении пропускного режима фактор сопротивления работников учитывать необходимо. Иногда от людей можно услышать, что в данной ситуации ограничивается их свобода. Конечно, это не так. Их право на передвижение не ограничивается, но порядок входа и выхода определяется правилами, установленными конкретным работодателем. Согласно части первой ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Таким образом, работодатель имеет право издать локальный нормативный акт, устанавливающий пропускной режим в организации.

Кроме того, необходимость введения пропускного режима возникает в случаях, когда требуется пресечь нарушения трудовой дисциплины работниками: опоздания, уход с работы до окончания рабочего дня, вынос имущества без разрешения работодателя. Документы, которыми вводится пропускной режим, должны обеспечивать возможность привлечения нарушителей к ответственности.

Обратите внимание!

Согласно ст. 20 ТК РФ права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами, т.е. подписать положение и приказ должен генеральный директор (директор) либо уполномоченное им лицо по доверенности.

Рассмотрим правила, позволяющие избежать наиболее частых ошибок, которые возникают при введении пропускного режима в организации.

Правила введения пропускного режима

Правило № 1: любые нововведения должны подкрепляться приказом руководителя (Пример 1). Права и обязанности работников, принципы пользования устанавливаемым оборудованием лучше всего изложить в Положении о пропускном режиме, которое станет приложением к приказу о введении пропускного режима и требования которого работники обязаны будут соблюдать. Ведь в соответствии с частью первой ст. 189 ТК РФ дисциплина труда - обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в соответствии с Трудовым кодексом, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором. Согласно части второй ст. 21 ТК РФ работник обязан соблюдать трудовую дисциплину, а на основании ст. 192 ТК РФ за совершение дисциплинарного проступка, т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить дисциплинарные взыскания.

При нарушении правил пропускного режима (утеря и порча магнитной карточки, использование чужой магнитной карточки, проход без магнитной карточки, вынос материальных ценностей вне установленного порядка) работников можно будет привлечь к дисциплинарной ответственности.

Правило № 2: чтобы уменьшить сопротивление работников при введении пропускного режима, нужно привлечь их к разработке этих нововведений. Если работники примут участие в разработке Положения о пропускном режиме, они поймут, что их мнение принято во внимание.

Рекомендуется создать комиссию по разработке Положения о пропускном режиме в составе начальников отделов, представить на ее рассмотрение подготовленный ответственными отделами (секретариат, служба безопасности, отдел персонала) проект Положения. Комиссия внесет в документ свои предложения и замечания, начальники отделов обсудят Положение в своих коллективах. Сообщение о подготовке Положения о пропускном режиме можно разместить на доске объявления, в интранете.

Правило № 3: при разработке Положения о пропускном режиме необходимо подробно описать порядок входа и выхода в (из) организацию (и), порядок выдачи магнитных пропусков, правила их хранения, ответственность за их утерю и порчу (Пример 2). Кроме того, необходимо описать порядок вноса/выноса материальных ценностей, правила прохода для гостей организации (встреча, сопровождение на территории). Можно предусмотреть особые правила для лиц государственного надзора и контроля, которые могут проходить при предъявлении соответствующих документов. Укажите, кто наблюдает за турникетами (охрана организации или охранная организация по договору), функции охранника у турникета, его полномочия.

Правило № 4: приказ, которым утверждается Положение о пропускном режиме, должен содержать точную дату начала действия пропускного режима - например, через неделю после ознакомления работников с приказом. Это время необходимо для адаптации работников к новым условиям. Кроме того, в приказе должны быть указаны должностные лица, ответственные за функционирование пропускного режима в организации, чтобы работники знали, к кому обращаться при возникновении вопросов.

Правило № 5: с приказом и Положением должны быть ознакомлены под роспись все работники, на которых будет распространяться данный режим. В соответствии с частью третьей ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Привлечь работника к дисциплинарной ответственности можно только при условии, что он ознакомлен с документом (в данном случае с Положением о пропускном режиме) под роспись. Ознакомление возможно путем проставления росписи либо в Журнале ознакомления с локальными нормативными актами, либо в листе ознакомления, прилагаемом к Положению. Ознакомить уже работающих сотрудников с Положением о пропускном режиме необходимо сразу же после подписания приказа и Положения, только принятых - до подписания трудового договора.

Кстати

Отправление документов по электронной почте не заменяет ознакомление под роспись, которое предусмотрено законодательством. При отправке документов по электронной почте будет проблематично доказать факт ознакомления работника с приказом и Положением о пропускном режиме при возникновении трудового спора.

Правило № 6: наличие в организации пропускного режима желательно отразить в Правилах внутреннего трудового распорядка. В этом документе достаточно лишь упомянуть о наличии пропускного режима в организации, сделав ссылку на Положение и приказ о пропускном режиме.

Правило № 7: при введении в действие приказа о пропускном режиме рекомендуется провести небольшую PR -акцию (например, в форме беседы со всеми работниками коллективно либо по отделам). При этом следует подчеркнуть, что введение пропускного режима, ограничение прохода посторонних лиц и пронесения посторонних предметов вводится в первую очередь с целью обеспечения безопасности работников; указать на заботу руководства о защите жизни и здоровья своих сотрудников. На такой встрече работники имеют возможность задать волнующие их вопросы. Положение и приказ можно дополнительно разместить на досках информирования, в интранете, разослать по электронной почте.

Пример 1

Приказ о введении пропускного режима

ООО «Торговый дом "Столица"»

ПРИКАЗ

15.08.2014 № 15

г. Москва

О введении пропускного режима

В целях обеспечения безопасности работников, сохранности имущества и материальных ценностей

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить пропускной режим на территории ООО «Торговый дом "Столица"» (далее - Организация) с 01.09.2014.

2. Утвердить и ввести в действие Положение о пропускном режиме на территории Организации (Приложение № 1) с 10.09.2014.

3. Руководителю службы безопасности Селицкому И.Р. организовать изготовление и выдачу магнитных карточек допуска для работников Организации в срок до 25.09.2014.

4. Руководителю отдела персонала Куркиной С.М. ознакомить работников с Положением о пропускном режиме на территории Организации под роспись в срок до 25.09.2014.

5. Руководителя службы безопасности Селицкого И.Р. назначить ответственным за осуществление пропускного режима на территории Организации.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Булатова Д.Е. Булатова

С приказом ознакомлены:

Селицкий И.Р. Селицкий 15.08.2014

Куркина С.М. Куркина 15.08.2014

Пример 2

Положение о пропускном режиме

ООО «Торговый дом "Столица"»

ПОЛОЖЕНИЕ

о пропускном режиме на территории ООО «Торговый дом "Столица"»

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок осуществления пропускного режима в здании (далее - Здание) по адресу: г. Москва, ул. Люблинская, 55, которое принадлежит ООО «Мифист» на праве собственности и используется в качестве офиса ООО «Торговый дом "Столица"» (далее - Организация) на основании договора аренды. Здание располагается на территории Люблянского парка (далее - парк).

1.2. Требования Положения направлены на предотвращение несанкционированного доступа посторонних лиц в Здание и охраняемые помещения; охрану Здания и служебных помещений; предотвращение несанкционированного выноса (вноса) из (в) Здания (е) имущества, оборудования и других материальных ценностей (далее - материальные ценности); обеспечение внутреннего порядка и мер противопожарной безопасности в помещениях и местах общего пользования; обеспечение правил движения по территории парка.

1.3. Пропускной режим включает в себя порядок входа (выхода) в (из) Здание (я) работников Организации и посетителей, порядок выноса (вноса) материальных ценностей, а также въезда (выезда) транспортных средств на (с) территорию (и) парка.

1.4. Охрана Здания и помещений включает в себя предотвращение и пресечение несанкционированного проникновения посторонних лиц в Здание и охраняемые помещения, самовольного выноса (вноса) из (в) Здания (е) материальных ценностей, нарушений работниками Организации, посетителями и посторонними лицами внутреннего распорядка и мер противопожарной безопасности в Здании и в непосредственной близости от него.

1.5. Охрана Здания осуществляется силами собственника Здания. Сотрудники охраны располагаются в охранной комнате, расположенной в непосредственной близости от входных дверей.

1.6. Требования сотрудников охраны, направленные на обеспечение пропускного режима, внутреннего порядка и противопожарной безопасности, обязательны для всех лиц, находящихся в Здании. Работники Организации и посетители обязаны выполнять требования сотрудников охраны в вопросах обеспечения пропускного режима.

1.7. Требования Положения обязательны для всех работников Организации и иных граждан, посещающих Здание (далее - посетители).

1.8. Пропуск работников Организации и посетителей в Здание осуществляется через входные двери, оборудованные системой контроля и управления доступом (СКУД).

1.9. Документом, дающим право входа (выхода) в (из) Здание (я), является магнитная карточка.

2. Порядок входа-выхода работников и посетителей

2.1. Вход в здание работников Организации (кроме работников обособленных подразделений) в рабочие дни осуществляется через входные двери по магнитным карточкам с 08:00 до 18:15.

2.2. До прохода через входные двери в связи с началом рабочего дня Работники, сдававшие карточки, получают обратно магнитные карточки для входа в здание у сотрудника охраны.

2.3. Для входа в здание магнитная карточка прикладывается к считывателю СКУД. Вход осуществляется после появления зеленого светового сигнала на считывателе СКУД.

2.4. Магнитные карточки изготавливаются руководителем департамента по защите информации и безопасности по заявкам работников.

2.5. В случае временного отсутствия магнитной карточки у работников разовый вход-выход в Здание осуществляется по предъявлению паспорта либо другого документа, удостоверяющего личность.

2.6. При увольнении работники сдают магнитные карточки руководителю департамента по защите информации при получении трудовой книжки и покидают здание через входные двери по предъявлению паспорта.

2.7. В нерабочее время, выходные и праздничные дни сотрудники охраны осуществляют пропуск в здание генерального директора, иных работников по магнитным карточкам в соответствии с приказом по Организации.

2.8. В праздничные и выходные дни, а также в рабочие дни после 18:15 работники пропускаются в Здание по магнитным карточкам по заявкам непосредственных руководителей, согласованным с генеральным директором.

2.9. Работники получают доступ на второй и третий этажи путем приложения магнитных карточек к считывателям СКУД. Вход осуществляется после появления зеленого светового сигнала на считывателе СКУД.

2.10. Сотрудники охраны выдают ключи от помещений в Здании работникам Организации с обязательной регистрацией в Журнале выдачи ключей под роспись.

2.11. Работники обособленных подразделений, прибывшие в Организацию, пропускаются в Здание по предъявлению паспорта либо другого документа, удостоверяющего личность, с обязательной записью в Журнале учета посетителей.

2.12. При необходимости перемещаться по Зданию работникам обособленных подразделений выдается дежурный пропуск.

2.13. Допуск посетителей в Здание в рабочие дни осуществляется при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, с 09:00 до 17:30. Перед пропуском посетителя сотрудник охраны запрашивает согласие на пропуск данного посетителя у работника, к которому направляется посетитель. При получении согласия сотрудник охраны пропускает посетителя с обязательной записью в Журнале учета посетителей. Сотрудник охраны проводит посетителя в переговорную комнату для ожидания работника Организации.

2.14. Планируя прием посетителей, работники Организации обязаны заблаговременно проинформировать их о правилах пропускного режима, установленных в Здании.

2.15. Посетители перемещаются в Здании только в сопровождении работника Организации.

2.16. По окончании работы все помещения осматриваются находящимися в них работниками. Электроосветительная и электронагревательная аппаратура обесточивается, окна и форточки закрываются, двери запираются на замок.

2.17. Работники сдают ключи от помещений сотруднику охраны с обязательной росписью в Журнале выдачи ключей.

2.18. Выход из Здания работников осуществляется через входные двери после появления зеленого сигнала после приложения магнитной карточки к считывателю СКУД. Выход осуществляется после появления зеленого светового сигнала на считывателе СКУД.

2.19. После прохода через входные двери (при выходе в связи с окончанием рабочего дня) работник по желанию сдает магнитную карточку сотруднику охраны.

2.20. Выход работников обособленных подразделений Организации и посетителей осуществляется через входные двери, при этом посетители сопровождаются работником Организации до двери. Отметка о выходе в Журнале учета посетителей обязательна.

2.21. Представители правоохранительных органов (прокуратуры, МВД, ФСБ), представители надзорных и контролирующих органов (гостехнадзора, энергонадзора, котлонадзора, госсвязьнадзора, санэпиднадзора, инспекции по охране труда, налоговой инспекция и др.), прибывшие по служебным делам, допускаются в Здание при предъявлении служебного удостоверения и в сопровождении руководителя департамента по защите информации и безопасности. О прибытии сотрудника (сотрудников) правоохранительных органов сообщается генеральному директору.

2.22. Проход представителей правоохранительных органов в Здание регистрируется сотрудником охраны в Журнале учета посетителей.

2.23. Пропуск транспортных средств на территорию Организации осуществляется с разрешения генерального директора.

2.24. Ответственность за въезд на территорию и стоянку на территории парка личного автотранспорта несет владелец автотранспорта.

2.25. Въезд транспортных средств на территорию парка осуществляется через ворота с ул. Люблинской с 8:00 до 18:15. Открытие и закрытие ворот осуществляется работником или посетителем, управляющим транспортным средством. После проезда лицо, управляющее транспортным средством, обязано закрыть ворота и закрепить цепь на них.

2.26. Не допускаются в Здание лица: находящиеся в нетрезвом состоянии, а также под воздействием наркотических или психотропных веществ; не выполнившие в полном объеме требования сотрудника охраны по осуществлению пропускного режима; с огнестрельным оружием и боеприпасами; с легковоспламеняющимися жидкостями и взрывоопасными предметами.

2.27. Лицо, находящееся в нетрезвом состоянии, при попытке входа-выхода задерживается сотрудником охраны, о чем докладывается генеральному директору и руководителю по защите информации и безопасности. Руководитель по защите информации и безопасности составляет акт о нарушении пропускного режима. Акт подписывается сотрудником охраны и лицами, назначенными генеральным директором, а также нарушителем. При отказе нарушителя подписать акт в него вносится соответствующая запись.

2.28. В целях недопущения вноса запрещенных предметов и несанкционированного выноса материальных ценностей сотрудник охраны может производить досмотр сумок, портфелей, иной ручной клади работников и посетителей при наличии достаточных оснований полагать, что в них находятся предметы, запрещенные к вносу, либо похищенные материальные ценности. Досмотр может производиться только с согласия данного работника или посетителя.

2.29. При несогласии лица предъявить ручную кладь для досмотра, а также при наличии достаточных оснований полагать, что запрещенные к вносу предметы либо похищенные на объекте материальные ценности спрятаны непосредственно на его теле либо в одежде, лицо не допускается в Здание, а при попытке выхода задерживается и передается представителям органов внутренних дел.

3. Заключительные положения

3.1. Во избежание порчи магнитной карточки работники обязаны хранить ее вдали от нагревательных приборов, магнитов, иных магнитных карточек.

3.2. В случае утраты или повреждения магнитной карточки работник должен немедленно сообщить об этом руководителю департамента по защите информации и безопасности для проведения служебного расследования.

3.3. В случае вывода из действия магнитной карточки (размагничивание, окончание срока действия, повреждение) работник должен сообщить об этом руководителю департамента по защите информации и безопасности и сдать недействующую карточку.

3.4. Лица, утратившие магнитную карточку или допустившие ее повреждение, привлекаются к дисциплинарной ответственности при установлении их вины.

3.5. Лица, утратившие магнитную карточку или допустившие ее повреждение, обязаны возместить Организации стоимость ее изготовления.

3.6. Нарушение настоящего Положения влечет проведение служебного расследования и привлечение к дисциплинарной ответственности в порядке, установленном трудовым законодательством Российской Федерации.

3.7. Нарушение пропускного режима служит основанием для снижения размера ежемесячной премии.

3.8. Настоящее Положение в обязательном порядке доводится до сведения каждого работника Организации, работающего в Здании, под роспись.

Подготовлено:

Руководитель отдела персонала Куркина С.М. Куркина

Руководитель службы безопасности. Селимзянов И.Р. Селимзянов

Ю.Ю. Жижерина, директор по персоналу

В соответствии с условиями Договора аренды в целях обеспечения общественного порядка на территории бизнес-центров ГК «Экоофис» действует пропускной режим.

Постоянные пропуска

Для входа и въезда на территорию, в здания и помещения сотрудников Вашей компании Вы можете заказать постоянные пропуска.

Для этого необходимо:

1. заполнить заявление по прилагаемой форме, подписать его, заверить печатью Вашей компании и передать в Администрацию объекта; к заявке приложить фотографии в электронном виде, либо сфотографироваться непосредственно в бюро пропусков;

Во избежание использования пропусков иными лицами на пропусках предусмотрено размещение фотографий их владельцев.

2. оплатить изготовление пропусков;
3. получить пропуска установленного образца в Администрации объекта.

Постоянный автомобильный пропуск состоит из непосредственно бумажного пропуска и электронного постоянного пропуска сотрудника с информацией об автомобиле, который прикладывается к считывателю на въезде и выезде.

Гостевые пропуска

Для входа и въезда на территорию, в здания и помещения клиенты Вашей компании обязаны получить гостевой пропуск.

Проход осуществляется по гостевым пропускам, выдаваемым на основании документа, удостоверяющего личность, после предварительной электронной заявки Арендатора. Гостевой пропуск действителен в день его выдачи и дает право на 1 проход. На выходе гостевые пропуска сдаются в бюро пропусков или картоприемник.

Для оформления въезда гостевых транспортных средств оборудованы контрольно-пропускные пункты. Выдача данного пропуска осуществляется на основании предварительной заявки Арендатора. При выезде данный пропуск с отметкой арендатора сдается сотруднику охраны.

Необходимость предупреждения от проникновения случайных лиц требуется всем предприятиям и организациям, вне зависимости от рода деятельности. Это может быть крупный завод или небольшая госструктура, где введен пропускной режим на предприятии, который подразумевает проход на территорию охраняемого объекта по специальным пропускам через КПП (контрольно-пропускной пункт). Подразделение охраны занимается контролем допуска посетителей, персонала и контроля вывоза материальных ценностей.

Что такое пропускной режим на предприятии

С юридической точки зрения, пропускной и внутриобъектовый режим на предприятии – это система административно-ограничительных мероприятий, инженерных решений и работы службы безопасности по допуску лиц на конкретный объект (плюс – обеспечения охраны товаров или оборудования). При этом администрация устанавливает правила прохода через КПП для посторонних лиц или допуска сотрудников к отдельным структурным подразделениям, в соответствии с их должностными инструкциями.

Назначение

Хотя существует различие между объектами, где используются подобные меры контроля и доступа, цели и задачи применения будут схожими. Введение пропускного режима на предприятии (ПРП) предназначено для:

обеспечения прохода сотрудников, сторонних посетителей, ввоза и вывоза грузов по пропускам установленной формы;
создания условий, препятствующих бесконтрольному проникновению посторонних лиц и транспорта на охраняемую территорию;
оперативного выявления обстоятельств, которые могут нанести ущерб интересам предприятия (например, хищений или пожара), создания системы противодействия этим опасностям.

Цели

Базовые цели организации контрольно-пропускного режима для большинства организаций будут схожими. К числу основных относятся такие целевые направления:

поддержание внутреннего порядка с учетом специфики предприятия;
рост прибыли за счет борьбы с расхищением имущества и другими уголовными и административными нарушениями;
регистрация и учет посетителей, времени прихода и ухода сотрудников;
охрана интеллектуальной собственности и коммерческих секретов.

Требования

Не следует упускать из виду, что пропускная система на предприятии подразумевает ряд ограничений, поэтому должна быть безупречной с точки зрения нормативно-правовых актов и другой документации законодательного характера. Самыми главными тут будут требования к персоналу и посетителям, в том числе работникам сторонних организаций и прикомандированным лицам для разовых посещений.

Администрация, через службу безопасности, ведет контроль соблюдения пропускного режима, правильного оформления временных и постоянных пропусков, предусматривает случаи, когда возможен досмотр транспортных средств. В соответствии с законодательством, разрешается вход на территорию предприятия по служебным удостоверениям работникам полиции, прокуратуры, трудовой инспекции, другим контролирующим органам.

Система пропусков

Организация пропускного режима на предприятии, подразумевает выдачу и проверку пропускных документов, о сохранности которых должен заботиться владелец. Пропуск является личным документом, предусматривает наличие фотографии или необходимость удостоверения личности. В последнее время широкое распространение получили обезличенные электронные пропуска, которые носят временный характер (например, его могут выдавать остановившемуся в гостинице для доступа в номер или командированным на предприятие).

Пропускная система в офис

Создание ПРП для контроля доступа на рабочее место (офис или производственное помещение) подразумевает организацию пропускного пункта. Иногда его дополняют внутренними системами контроля доступа (СКД) к определенным секторам. Электронные СКД могут быть:

аудиовизуальными, передающими изображение с помощью специальных камер;
работающими с пластиковыми картами (в том числе – бесконтактными);
основанными на вводе идентификационных кодов с клавиатуры;
биометрическими (сканирующими радужную оболочку глаза или отпечатки пальцев).

Комбинация контроллера с исполняющим устройством, может проверять информацию в электронном пропуске, предоставляя возможность прохода, если данное лицо имеет право доступа. Это могут быть:

турникеты;
шлюзы;
электромеханические замки;
ростовые кабинки.

Въезд на территорию

Специальные транспортные КПП предназначены для наблюдения за въездом / выездом с территории предприятия. Помимо служебного помещения для диспетчера, тут обязательно должна быть досмотровая стоянка, обеспечивающая контроль ввоза или вывоза грузов с территории предприятия (например, с помощью досмотра транспортных средств). Если по территории предприятия проходит железнодорожная линия, то инструкция о ПРП должна отражать порядок проезда поездов, допуска к нему машинистов или другого персонала, а также правила осмотра опломбированных вагонов.

Пропускной режим на охраняемом объекте

Введение ПРП обязательно подразумевает наличие инструкция по пропускному и внутриобъектному режиму. Примерная структура этого документа может быть такой:

Общие положения.
Порядок пропуска через КПП.
Допуск на предприятие транспортных средств, порядок вывоза материальных ценностей или документов.
Виды пропуском принятых на предприятии, порядок их учета и использования.
Обязанности должностных лиц по подержанию ПРП.

Организация пропускного режима

Четкое функционирование ПРП требует разделения объектов на несколько категорий, позволяя варьировать права доступа. В связи с этим, объекты могут быть:

общедоступные;
закрытые;
ограниченного доступа.

Определение категории доступа конкретному объекту (зданию, помещению) предоставляет возможность регламентировать в служебной документации права разных категорий сотрудников или посетителей. Кроме того, становится проще обосновать:

оптимальный вариант пропуска на объект лиц, транспорта или вывоза материальных ценностей;
конкретные виды технических средств для обеспечения безопасности;
необходимое количество физической охраны.

Материальные разрешительные документы

Разработанная инструкция о ПРП должна определять разные виды пропусков. Как правило, на крупных предприятиях их может быть несколько типов. За исключением материальных, все пропускные удостоверения выдаются в бюро пропусков на основании служебной записки или заявки. Различают следующие виды пропускных документов:

постоянный;
временный;
разовый;
материальный пропуск.

Приказ о пропускном режиме

Переход на пропускной режим, в соответствии с действующим законодательством (статьей 20 Трудового Кодекса РФ), должен сопровождаться выходом соответствующего приказа, подписанного директором (либо уполномоченным лицом по доверенности). С этим приказом, где указана точная дата введения ПРП, каждый сотрудник знакомится под роспись. Дополнительно рекомендуется провести собрание коллектива, где руководитель может в доходчивой форме разъяснить необходимость ПРП, ответив на имеющиеся вопросы.

Положение о пропускном режиме на предприятии

Положение о ПРП дополняет приказ, подробно рассматривая некоторые важные аспекты. Там должны быть указаны:

способ получения пропусков персоналом, пользования ими, ответственность за утерю;
порядок вноса-выноса материальных ценностей;
правила прохода для сторонних посетителей (командировочных, гостей, сотрудников контролирующих органов и др.).

Оснащение КПП

Техническая оснащенность контрольно-пропускного пункта зависит от многих факторов, например от предназначения. Различают два основных типа – для пропуска людей или транспорта, оснащение этих пропускных пунктов будет включать:

Контрольное оборудование – видеонаблюдение плюс система контроля и учета доступа (СКУД).
Инженерные укрепления – в зависимости от ситуации это могут быть турникеты, шлагбаумы или ворота.
Средства обороны – в зависимости от объекта это может быть газовое, травматическое или огнестрельное оружие.
Досмотровое оборудование (только для транспортных КПП) – фонари, щупы, досмотровые зеркала.
Средства связи – стационарный телефон и/или рация.

Инструкция по пропускному режиму

Для того чтобы регламентировать условия прохода на территорию предприятия сотрудников или других лиц, составляется Инструкция по пропускному и внутриобъектовому режиму. Этот документ должен готовиться с учетом действующего законодательства и устава организации, утверждаться подписью директора и быть обязательным для всех членов коллектива (согласно статье 21 ТК РФ). Инструкция рассматривает права и обязанности сотрудников в разрезе ПРП, например, устанавливая допустимый лимит опоздания в 15 минут, превышение которого приведет к наказанию.

Виды пропусков на предприятии

Пропуска разрабатываются и выпускаются в соответствии с внутренними документами предприятия по ПРП. Самая востребованная категория – постоянные пропуска, в зависимости от необходимости может дополняться временными, разовыми и другими документами для входа на предприятие. В последние годы наблюдается тенденция к переходу на электронную форму данной документации.

Постоянный

Пропускной документ этого типа выдается сотрудникам предприятия (его подразделений), либо представителям других структур, постоянно обслуживающих организацию. Эти пропуска могут подразделяться на разные категории (в зависимости от допуска к различным объектам, помещениям или зданиям, при наличии такого разграничения, либо сменного режима на предприятии). Пропускной документ может постоянно находиться у владельца, либо храниться на КПП, пока человек работает. При увольнении работника его пропускной документ уничтожается, что оформляется актом.

Временный

Этот тип пропускных документов предназначен для тех, кто находится на временной работе или трудится по контракту. Еще одна категория пользователей временных пропусков – прикомандированные сотрудники. Эти пропуска могут иметь фотографию или быть без нее, в зависимости от норм внутренней инструкции по пропускному режиму (при отсутствии фото, необходимо предъявить документ удостоверяющий личность) и должны храниться на КПП. Выдаются они на непродолжительный срок – от нескольких дней до нескольких месяцев.

Электронные пропуска для сотрудников

Использование электронных пропусков на предприятии, упрощает работу охранника, но есть и более существенное преимущество – применение СКУД. В этом случае устройство не только пропускает на территорию работников, но и фиксирует опоздания и время ухода, то есть предоставляет необходимую информацию бухгалтерии или кадровой службе. При использовании электронного пропуска на предприятии, можно запрограммировать его в индивидуальном порядке, разрешая или запрещая доступ на определенные объекты (здания, производственные цеха, лаборатории).

Разовый пропуск-бланк

Пропуска этого типа предназначены для однократного посещения организации (например, для собеседования при приему на работу), не имеют фотографии, поэтому действительны только при предъявлении документа, удостоверяющего личность. При этом одноразовый документ выданный водителю, может служить пропуском для его транспорта – автомобиля или грузовика, для заезда на территорию предприятия.

Охранникам, проверяющим документы, необходимо знать, что этот разовый документ действителен только в течение определенного времени. Для безопасности оформление разовых пропусков (цвет бумаги, шрифт и др.) должно периодически меняться. После проверки документов у проходящего лица пропуск остается на КПП, вместе с отметкой о времени входа и подписи сопровождающего лица. После выхода посетителя делается еще одна отметка, затем пропускной документ сдается обратно в бюро пропусков.

Видео

УТВЕРЖДАЮ Наименование организации ________________________________ ОБЩАЯ ИНСТРУКЦИЯ Наименование должности руководителя организации __________ N _____ _________ _____________________ Подпись Расшифровка подписи __________________ ________________________________ Место составления дата по пропускному и внутриобъектовому режиму на объектах, охраняемых службой охраны организации

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция определяет основные требования по организации пропускного режима в организации. Требования инструкции обязательны для выполнения всеми работниками организации, а также лицами, временно находящимися на ее территории.

1.2. Пропускной режим предусматривает порядок допуска работников предприятия и других лиц на территорию организации, порядок ввоза (выноса), вноса (выноса) готовой продукции, сырья, материальных ценностей, выполнение лицами, находящимися на территории организации и в ее подразделениях, установленных требований режима и правил внутреннего трудового распорядка.

1.3. Ответственность за соблюдение пропускного режима возлагается на начальника и сотрудников службы охраны.

1.4. Работники организации, нарушившие требования данной инструкции привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

1.5. Введенный пропускной режим контролируется администрацией организации.

2. Пропускной режим

2.1. Пропускной режим - это установленный порядок, при котором работники организации и другие лица имеют доступ на территорию организации в строго установленное время к месту своей работы.

2.2. Документом, дающим право на проход-проезд и пребывание на территории организации, является пропуск. Провести посетителей без оформления пропуска имеют право директор и начальник службы охраны. Они же имеют право входа-выхода, въезда-выезда на территорию организации круглосуточно, в том числе в выходные и праздничные дни.

2.3. По срокам действия пропуска подразделяются на постоянные, временные и разовые. Все пропуска оформляются, выдаются и учитываются специалистом по кадрам.

2.4. Постоянный пропуск выдается рабочим и служащим, оформленным на работу приказом директора организации.

2.5. При пропуске рабочих и служащих проверяется пропуск (удостоверение личности), обращая внимание на фотографию, дату действия пропуска и подпись лица, подписавшего пропуск, а при разовом пропуске, дополнительно требовать паспорт лица, предъявившего пропуск.

2.6. В случаях производственной необходимости рабочие и служащие, занятые на работах в выходные и праздничные дни, допускаются на территорию организации по пропускам на основании приказа по организации или по спискам, подписанным руководителями подразделений и утвержденных директором.

2.7. Выход сотрудников с территории охраняемого объекта в рабочее время разрешается по разовым пропускам, с подписью руководителя, выдавшего пропуск.

2.8. Разовые пропуска изымаются и хранятся на контрольно-пропускном пункте. На обратной стороне пропуска должна быть отметка о времени входа и выхода.

2.9. При увольнении работника, постоянный пропуск изымается и сдается специалисту по кадрам.

2.10. Лица, утратившие пропуск, обязаны немедленно сообщить об этом своему руководителю и начальнику службы охраны. К работникам, виновным в утере пропуска, применяются меры дисциплинарного воздействия.

2.11. На лиц, опаздывающих на работу или преждевременно уходящих с работы, работники службы охраны ведут записи в журнале контроля, который не реже одного раза в неделю передается директору для ознакомления и принятия мер к нарушителям. Руководители подразделений, в чьем подчинении находятся указанные лица, извещаются незамедлительно.

2.12. Запрещается приносить (привозить) на территорию организации спиртные напитки, наркотические, токсические, психотропные, отравляющие, легковоспламеняющиеся, взрывоопасные вещества, яды, оружие и иные предметы, способные причинить вред жизни и здоровью людей, собственности организации.

2.13. Проход работников на территорию организации в состоянии алкогольного, наркотического, токсического опьянения, употребление по месту работы спиртных напитков, пива, наркотических и психотропных веществ категорически запрещается.

2.14. Пропуск автотранспорта осуществляется через специальные ворота, открывающиеся при помощи электропривода.

2.15. Автотранспорт организации пропускается по списку, подписанному руководителем.

2.16. Автотранспорт сторонних организаций въезжающий (выезжающий) на территорию организации регистрируется в специальном журнале, где указывается: дата, время выезда (въезда), марка автомобиля (трактора), государственный номер, фамилия водителя.

2.17. Экспедиторы, грузчики и другие люди, следующие с автотранспортом, пропускаются на территорию объекта и обратно через проходную контрольно-пропускного пункта.

2.18. Запрещается въезд через КПП транспортных средств не оснащенных средствами пожаротушения; в которых при досмотре обнаружены легковоспламеняющиеся жидкости (кроме топлива в баках), взрывоопасные, ядовитые, отравляющие, наркотические вещества, оружие, боеприпасы и другие опасные предметы, способные причинить вред жизни и здоровью людей, собственности организации.

2.19. Въезд автотранспорта, принадлежащего частным лицам на территорию организации не допускается, за исключением случаев, когда имеется разрешение директора или начальника службы охраны.

2.20. При возникновении чрезвычайных ситуаций в помещениях и на территории организации (пожаре, взрыве, аварии, стихийном бедствии) беспрепятственно пропускать через КПП пожарные, специальные машины с аварийно-спасательными бригадами, скорую помощь, милицию, прибывающих для ликвидации последствий происшествия.

2.21. Работники службы охраны, не обеспечившие соблюдение установленного пропускного режима, привлекаются к дисциплинарной ответственности.

2.22. Правом беспрепятственного прохода на охраняемые объекты обладают должностные лица лицензирующего органа (МВД Республики Беларусь, в том числе Департамента охраны), а также должностные лица иных государственных органов, осуществляющих контрольную и надзорную деятельность в пределах своей компетенции, и проведение этими должностными лицами проверок деятельности лицензиата.

Наименование должности руководителя структурного подразделения ________________ _______________________ Подпись Расшифровка подписи Визы

Письмо о допуске сотрудников на объект составляется в свободной форме. Однако оно должно соответствовать общепринятым нормам и стандартам. Этот документ необходим для получения разрешения на вход на закрытую территорию какой-либо организации.

ФАЙЛЫ

Составные части письма

Начинается письмо с описания адресата в правом верхнем углу документа. Перечисляются должность, название организации, фамилия и инициалы. Чуть ниже расположены наименование документа, дата его написания. Если в организации принята такая система, то – номер. Впоследствии посредством его письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.

Печать официальной бумаги лучше всего осуществлять на бланке организации. Если такой возможности нет, то в самом верху необходимо прописать все основные реквизиты организации отправителя. Это наименование, юридический адрес, ИНН, КПП, контактный телефон и прочая необходимая информация.

После обязательной для всех деловых писем шапки следует основная часть письма о допуске сотрудников на объект. В прикрепленном бланке она содержит:

Обращение к адресату. Наиболее приемлемая форма – по имени и отчеству. Деловое письмо никогда не может быть безлико. Адресат наделяется определенными обязательствами. Если письмо направляется в организацию без конкретного адресата, то уменьшаются шансы на получение ответа.
Ссылку на заключенный между организациями договор оказания услуг. Это может быть и другая форма договора между сторонами, но ссылка на нее должна быть. Также указываются сроки его заключения, номер. Если это возможно, то указываются его конкретные пункты, согласно которым сотрудники должны быть допущены на территорию.
Информацию о том, в которые из помещений допускаются сотрудники. Если речь идет об общей проходной, то этот пункт из письма можно исключить.
В течение какого срока допуск будет необходим.
Для выполнения каких обязанностей сотрудники должны быть допущены на территорию.
Обязательства нести ответственность за действия работников в соответствии с заключенным договором и действующим законодательством.

Иногда в письме имеется дополнительное упоминание о том, что сотрудники прошли определенную подготовку, инструктажи по технике безопасности на объекте. Здесь все будет зависеть от специфики предприятия.

Сотрудники

Что касается конкретного списка, то, если работников немного, допустимо их перечисление в самом тексте приказа. Но на практике часто встречается ситуация, когда список работников весьма обширен.

В последнем случае таблица с ФИО сотрудников, их должностями и другими данными публикуется отдельно. При этом после основного текста письма находится ссылка на прикрепленное приложение в виде этого списка.

Если это необходимо, то отдельным приложением размещается список транспортных средств, на которые необходимо оформить постоянные либо временные пропуска.

Допуск

Вообще, у письма предусмотрена свободная форма оформления, так как требования к допуску у разных организаций могут быть различны:

Некоторые требуют пропуска только на транспортные средства. Тогда список сотрудников будет излишним.
У некоторых предприятий своя специфика, предусматривающая особые условия к требованиям безопасности на производстве и охраны труда. Тогда пропускаемые работники обязаны пройти соответствующее обучение, инструктаж.
Есть своя специфика допуска в выходные и праздничные дни, в нерабочее время.

Есть организации, у которых даже собственные сотрудники проходят на объект в нерабочее время по специальным спискам. Последние формируются руководителями подразделений и заверяются начальниками службы безопасности.

Если в компании работа идет посменно, то на пропусках делаются специальные пометки о сменности. Сотрудник одной смены не имеет права проходить в другую, если его нет в специально подготовленных и предоставляемых на КПП списках.

Исключения из правил

Ряд работников контролирующих служб пользуется привилегиями, не нуждается в предварительном оформлении документации, для того чтобы пройти на территорию организации. К ним относятся:

Представители санитарно-эпидемиологических служб.
Инспекторы труда, энергонадзора. Они пропускаются без предварительного предупреждения, если к их должностным обязанностям относится контроль выполнения в конкретной организации предписанных для выполнения правил.
Сотрудники милиции и прокуратуры.

Все эти лица обязаны предъявлять соответствующие удостоверения. Подробнее о том, какие категории сотрудников могут быть допущены на объект без оформления пропусков, должно быть прописано в инструкции о контрольно-пропускном режиме, а также другом локальном нормативном акте организации. Последнее может именоваться как «Положение о пропускном и внутриобъектовом режиме» либо как-то иначе. В любом случае эта документация не должна противоречить Закону №2487-1 от 11 марта 1992 года.

Интересно, что вывоз земли, мусора и снега может производиться только через регистрацию на КПП. Никакой дополнительной документации на вывоз этих наименований не предусмотрено. Тогда как отходы производства типа опила следует оформлять как материальные ценности.

Нарушения

В случаях, когда на объект с введенной контрольно-пропускной системой пытаются проникнуть посторонние лица без предъявления пропусков, не значащиеся в списках, это считается нарушением контрольно-пропускного режима. Лица задерживаются и передаются работником службы безопасности организации. По каждому случаю отдельно дежурным по объекту составляется служебная записка.

Во избежание неприятных ситуаций руководителям сотрудничающих организаций рекомендуется заручиться поддержкой и ставить в известность контрагентов о том, что в течение конкретного промежутка времени их сотрудники должны находиться на охраняемой территории. Для этого и существует деловая переписка. В письме о допуске сотрудников на объект должен в приемлемой форме выражаться факт того, что пребывание сотрудников на территории необходимо для выполнения своих обязанностей.